5 funktionierende Angebots-Follow-up-E-Mails

Wichtigste Erkenntnisse

1. E-Mails sind das beste Mittel zur Nachbereitung von Angeboten.

2. Kopieren Sie unsere 5 überzeugenden Beispiele für Angebotsnachfass-E-Mails. Oder nutzen Sie sie als Inspiration.

3. Um Ihre Chancen auf eine Genehmigung von Angeboten zu erhöhen, sollten Sie unsere zusätzlichen Tipps zur Verbesserung Ihrer E-Mails zur Angebotsnachbereitung anwenden.

Wie kann man Angebote am besten nachfassen?

Von allen Kommunikationskanälen ist die E-Mail der beste Weg, um Angebote zu versenden und nachzubearbeiten. Hierfür gibt es 7 gute Gründe.

#1: E-Mails geben den Kunden Zeit, über Ihr Angebot nachzudenken

E-Mails geben den Menschen die Möglichkeit, vor der Antwort nachzudenken. Besonders Antworten auf hochpreisige Angebote können einige Zeit in Anspruch nehmen. Das Gleiche gilt, wenn mehrere Personen Ihr Angebot prüfen und diskutieren müssen.

#2 E-Mail ist DER Kommunikationskanal für Unternehmen

Die E-Mail ist der gängigste Kanal für die geschäftliche Kommunikation. Die Etikette ist einfach und lässt genügend Raum für informelle und formelle Geschäftskommunikation.

Auf LinkedIn oder im Facebook-Chat um Feedback zu Ihrem Angebot zu bitten, ist nicht üblich.

#3 Verwenden Sie nur einen Kanal für Angebote

Angebote werden in der Regel per E-Mail verschickt. Daher ist es auch sinnvoll, sie per E-Mail weiterzuverfolgen. Ein Wechsel des Kommunikationskanals könnte die Leute verwirren.

#4 E-Mail ist der Ort, an dem man sich konzentrieren kann

Wenn Sie die Aufmerksamkeit der Leute haben wollen, schicken Sie ihnen eine E-Mail. Es handelt sich dabei um einen Eins-zu-eins-Kommunikationskanal, und Menschen behandeln E-Mails oft als Aufgaben. Die Bearbeitung Ihres Angebots ist eine davon.

#5 Sie können E-Mails verfolgen

Sie können E-Mails auf verschiedene Arten verfolgen. So können Sie leichter feststellen, wann Ihr Angebot gesehen wurde.

• Beleg lesen

• Eine Abwesenheitsantwort

• Automatische Meldungen wie "Das Postfach ist voll" oder "Diese E-Mail ist ungültig".

Sie alle geben Ihnen einen Hinweis darauf, was mit Ihrer E-Mail und Ihrem Angebot passiert ist.

Pro-Tipp: Wenn Sie ein Angebot mit CoManage erstellen und versenden, haben Sie einen klaren Überblick über alle Ihre Angebote, die gesehen wurden.

#6 Angebote brauchen eine schriftliche Genehmigung

Auch wenn ein Telefonanruf oder ein Videomeeting sehr hilfreich ist, um Angebote mit Ihrem Kunden zu besprechen, benötigen Sie eine offizielle schriftliche Genehmigung. Das kann ein unterzeichneter Vertrag sein oder eine Genehmigung per E-Mail.

Wenn Ihre Kunden nur auf Ihre E-Mail antworten müssen, machen Sie ihnen das Leben leichter und Ihr Vertriebsteam zufriedener.

#7 Sie können E-Mail-Vorlagen verwenden

E-Mail-Vorlagen sind sehr nützlich. Sie helfen Ihnen, Zeit zu sparen, und wenn Sie ein hervorragendes Tool verwenden, müssen Sie sie nur einmal schreiben.

Pro-Tipp: In CoManage können Sie eine E-Mail-Vorlage hinzufügen. Die persönlichen Felder werden automatisch mit den Daten aus Ihrem integrierten CRM ausgefüllt.

Beispiele für Angebotsnachfass-E-Mails

Nachfolgend finden Sie 5 Beispiele für E-Mails, die Sie nach dem Versand eines Angebots verwenden können. Sie müssen nicht alle diese Mails versenden. Wählen Sie einfach die aus, die Ihren Bedürfnissen entspricht.

#1 Follow-up-E-Mail: Bestätigung des Empfangs Ihres Angebots

Ziel dieser E-Mail ist es, 100%ig sicher zu sein, dass der Kunde Ihr Angebot tatsächlich erhalten hat. Am einfachsten ist es, die Kunden direkt per E-Mail zu fragen.

Betreffzeile der E-Mail: Haben Sie unser Angebot erhalten?

E-Mail-Text:

Sehr geehrter <Kontaktname> ,

Wie von meiner Kollegin Carla am <Datum> versprochen, sende ich Ihnen unser Angebot noch einmal als Anhang.

Damit Sie genügend Zeit haben, sich zu entscheiden oder mir Fragen zu stellen, habe ich die Frist verlängert.

Wir möchten nicht, dass Sie sich unser bestmögliches Angebot entgehen lassen.

Können Sie bitte bestätigen, dass Sie es erhalten haben? Sie können einfach auf diese E-Mail antworten.

Vielen Dank im Voraus!

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr Name

E-Mail-Fußzeile

Anwendungsfall für diese Folge-E-Mail

Diese E-Mail-Vorlage ist nützlich, wenn beim Versenden einer E-Mail etwas schief gelaufen ist.

• Manchmal hat jemand Ihre E-Mail nicht erhalten und teilt Ihnen dies mit.

• Oder sie sind sich nicht bewusst, dass Sie ein Angebot versandt haben.

• Sie haben keine Antwort auf Ihre E-Mail erhalten.

Wann sollte man diese E-Mail (nicht) senden?

• Schicken Sie diese E-Mail natürlich nicht, wenn Ihr Kunde Ihnen eine Empfangsbestätigung geschickt hat. Das kann eine einfache "Danke"-E-Mail sein.

• Der ideale Zeitpunkt für den Versand dieser E-Mail ist 3 Werktage bis eine Woche, nachdem Sie von Ihrem Kunden keine Antwort erhalten haben. Menschen sind beschäftigt und vergessen manchmal, zu antworten. Wenn Sie ein paar Tage mit dieser ersten Follow-up-E-Mail warten, wirken Sie nicht aufdringlich.

• Wenn der Kunde Sie bittet, ihm noch einmal ein Angebot zu schicken, tun Sie das so schnell wie möglich.

Warum funktioniert diese E-Mail?

• Sie zeigen, dass Ihr Unternehmen effizient ist. Die Erwähnung von Details, wie z. B. des Namens eines Kollegen oder eines Termins, sind subtile Details, die das Vertrauen in Ihr Unternehmen stärken.

• Sie haben die Frist verlängert. Das schafft Wohlwollen am anderen Ende der Mailbox.

• Sie haben es vermieden, sich zu entschuldigen. Es mag seltsam klingen, dass dies ein Vorteil ist, aber der Grund, warum der Empfänger die E-Mail nicht erhalten (oder gesehen) hat, kann außerhalb Ihrer Kontrolle liegen. Anstatt die Schuld auf die Technik zu schieben, haben Sie ein Problem behoben.

Was ist zu tun, wenn Sie keine Antwort erhalten?

• Schweigen ist das Schlimmste, was Ihnen passieren kann. Ihre beste Strategie ist, geduldig und beharrlich zu sein. Senden Sie keine weitere E-Mail mit der Bitte um eine Empfangsbestätigung. Stattdessen können Sie die folgende Vorlage versenden.

#2: Follow-up-Angebots-E-Mail: Fragen Sie, ob es Fragen gibt

Darauf zu warten, dass Interessenten oder Kunden Fragen zu Ihrem Angebot stellen, ist eine schlechte Idee. Eine bessere Strategie ist es, die folgende E-Mail zu senden:

E-Mail-Betreffzeilen:

Haben wir alles gut erklärt?

Haben Sie noch Fragen?

Ist unser Angebot 100%ig klar?

E-Mail-Text:

Sehr geehrter <Kontaktname> ,

Wir bemühen uns um eine kristallklare Kommunikation mit allen unseren Kunden, vor, während und nach der Durchführung eines Projekts.

Aber ich verstehe auch, dass Sie vielleicht Fragen zu dem Angebot haben, das ich am <Datum> geschickt habe.

Bitte behalten Sie diese nicht für sich, sondern teilen Sie sie mir mit.

Auf diese Weise kann ich Missverständnissen vorbeugen und Ihnen helfen, die bestmögliche Entscheidung zu treffen.

Wenn Sie es vorziehen, dies mit mir außerhalb des Briefkastens zu besprechen, kann ich Ihnen verschiedene Möglichkeiten anbieten:

Z.B.: Buchen Sie einen Anruf/Termin/Telefonnummer + wenn Sie verfügbar sind

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr Name

E-Mail-Fußzeile

Wann soll ich diese Follow-up-E-Mail (nicht) senden?

• Senden Sie diese E-Mail nicht, wenn Ihr Kunde Ihnen einen klaren Zeitrahmen für seinen Entscheidungsprozess vorgegeben hat und er sich selbst noch daran hält.

• Wenn er jedoch sein Versprechen, Sie rechtzeitig zu informieren, nicht einhält, kann diese E-Mail Ihren Tag retten. Vielleicht hat man sich verspätet und vergessen, Sie zu informieren.

• Was den Zeitpunkt betrifft, so sind 2-3 Wochen nach Übermittlung Ihres Angebots angemessen.

Die positiven Nebeneffekte dieser E-Mail sind:

• Sie zeigen, dass Ihr Unternehmen proaktiv ist. Zweifel auszuräumen und Fragen zu klären, bevor sie zu einem Problem werden, ist ein starkes Signal, dass Sie es mit Ihrem Unternehmen ernst meinen.

• Sie können dem Kunden einen Hinweis darauf geben, was er zu erwarten hat, wenn er Ihr Angebot annimmt. "Kristallklare Kommunikation", zum Beispiel.

• Sie können zeigen, dass Sie für Ihre Kunden so erreichbar sind, wie sie es wünschen, ohne rund um die Uhr erreichbar sein zu müssen.

• Wenn Sie eine Antwort auf diese E-Mail erhalten, haben Sie eine hervorragende Gelegenheit, Ihr Angebot auf der Grundlage der Rückmeldungen des Kunden zu erläutern oder anzupassen.

Was ist zu tun, wenn Sie keine Antwort erhalten?

• Wenn jemand nicht auf diese E-Mail antwortet, ist er wahrscheinlich nicht an Ihrem Angebot interessiert. Das heißt aber nicht, dass Sie aufgeben müssen...

#3: Erinnerungs-E-Mail: Ihr Angebot läuft ab

Ein Verfallsdatum ist ein wirkungsvoller Trick, um die Dinge in Bewegung zu bringen. Er funktioniert bei Rabattaktionen und bei Angeboten.

Diese E-Mail ist ein gutes Beispiel, um Ihre Kunden daran zu erinnern, dass Ihr Angebot bald ausläuft.

E-Mail-Betreffzeilen:

Freundliche Erinnerung

Brauchen Sie mehr Zeit?

Ihr Angebot wird auslaufen

E-Mail-Text:

Sehr geehrter <Kontaktname> ,

Wir verstehen, dass Sie viel zu tun haben, und wir schätzen Ihre Zeit ebenso sehr wie die Zeit aller unserer Kunden.

Um Ihnen zu garantieren, dass wir Ihr Projekt fristgerecht liefern können, möchte ich Sie daran erinnern, dass unser Angebot am <Datum> ausläuft.

Ich kann jedoch nicht versprechen, dass unser Team danach noch lange Zeit verfügbar sein wird. Auch könnten wir gezwungen sein, unseren attraktiven Preis zu ändern.

Unser Team ist hoch motiviert, Ihr Projekt zu einer Erfolgsgeschichte zu machen. Wenn Sie noch 1 Woche Zeit haben möchten, um die Details mit uns zu besprechen oder darüber nachzudenken, lassen Sie es mich bitte wissen und ich werde tun, was nötig ist.

Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr Name

E-Mail-Fußzeile

Wann sollte man eine E-Mail mit einem auslaufenden Angebot (nicht) versenden?

• Versenden Sie die E-Mail nicht 1 Tag vor dem Ablaufdatum. Die Leute öffnen ihre Mails vielleicht nicht und verpassen das Angebot. Sie müssen ihnen eine faire Chance geben, eine Entscheidung in letzter Minute zu treffen.

• Schicken Sie die E-Mail natürlich nicht, nachdem Ihr Angebot abgelaufen ist.

• Senden Sie diese E-Mail kurz vor dem Ablaufdatum. Ideal sind 3 Tage bis eine Woche im Voraus.

Warum ist eine Erinnerungsmail gut geeignet?

• Dies ist Ihre letzte Chance, eine Zusage zu erhalten. Lassen Sie sie nicht ungenutzt verstreichen.

• Manchen Menschen fällt es leichter, sich zu entscheiden, wenn sie unter Zeitdruck stehen.

• Nennen Sie Gründe, warum sie es bereuen könnten, Ihr Angebot zu ignorieren oder abzulehnen. Wie in der obigen E-Mail-Vorlage können Sie dies auf subtile Weise tun.

Was ist zu tun, wenn Sie keine Antwort erhalten?

Wenn jemand diese E-Mail ignoriert, ist er nicht interessiert. Ist das ein Verlust? Wahrscheinlich nicht. Unternehmen und Menschen, die Sie ignorieren, senden ein starkes Signal. Sie würden sich wahrscheinlich genauso verhalten, wenn Sie eine Rechnung schicken.

Es ist möglich, dass die Interessenten Ihr Angebot nach Ablauf der Frist annehmen. Das heißt aber nicht, dass Sie ihm zustimmen müssen. Die Bedingungen haben sich geändert und Sie wurden respektlos behandelt. Es liegt an Ihnen zu entscheiden, ob Sie unter diesen Umständen arbeiten möchten.

#4: Follow-up-E-Mail: Vorschlag angenommen

Wenn jemand Ihr Angebot annimmt, ist es das Mindeste, dass Sie ihm eine Dankes-E-Mail schicken. Das kostet nichts und ist außerdem eine gute Gelegenheit, ein Feedback zu Ihrem Angebot zu erhalten.

E-Mail-Betreffzeilen:

Dankeschön!

Eine letzte Frage, bevor wir beginnen

Text der E-Mail:

Sehr geehrter <Kontaktname> ,

Im Namen unseres Teams möchte ich mich bei Ihnen bedanken!

Wie versprochen, werden wir wie folgt vorgehen, um Ihr Projekt zu einer Erfolgsgeschichte zu machen:

HIER KÖNNEN SIE EINE ZUSAMMENFASSUNG DER NÄCHSTEN SCHRITTE GEBEN.

Bevor ich unser Team an die Arbeit lasse, habe ich noch eine Frage an Sie. Wir verwenden diese Informationen nur, um unseren Kunden die bestmögliche Erfahrung zu bieten. Bitte fühlen Sie sich nicht verpflichtet, sie zu beantworten.

Was ist der Hauptgrund, warum Sie uns mit diesem Projekt beauftragt haben?

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr Name

E-Mail-Fußzeile

Wann sollte man diese E-Mail (nicht) senden?

• In dem Moment, in dem jemand mit Ihrem Vorschlag einverstanden ist, sollten Sie sich bedanken. Schieben Sie das nicht auf.

• Wenn ein Kunde Ihnen erklärt hat, warum er sich für Sie entschieden hat, fragen Sie ihn nicht noch einmal.

Die positiven Nebeneffekte der Bitte um Feedback zu genehmigten Angeboten:

• Kunden, die Ihr Angebot angenommen haben, sind bereit, Ihnen mitzuteilen, was sie von Ihnen erwarten. Das mag zwar offensichtlich sein, aber Sie können ihr Feedback nutzen, um ihre Erwartungen noch zu übertreffen.

• Sie könnten eine Umfrage durchführen, aber wenn Sie nur eine Frage stellen, erhalten Sie vielleicht eine Antwort, an die Sie selbst nicht gedacht haben.

Was ist zu tun, wenn Sie keine Antwort erhalten?

• Das kann zwar vorkommen, ist aber nicht wahrscheinlich. Übertreiben Sie es nicht, wenn Sie keine Antwort auf Ihre Dankesmail erhalten. Oder machen Sie sich keine Sorgen, wenn Ihre Bitte um eine Rückmeldung zu Ihren Angeboten unbeantwortet bleibt oder nur vage formuliert ist ("gutes Qualitäts-/Preisverhältnis").

Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass Sie das Angebot in Ihrer Angebotssoftware oder an anderer Stelle als genehmigt markieren.

#5: Follow-up-E-Mail, wenn Ihr Angebot abgelehnt wurde

Ziel dieser E-Mail ist es, ein Feedback von den Interessenten zu erhalten, die Ihr Angebot abgelehnt haben. Wenn Sie ein gutes Verständnis für die guten und schlechten Aspekte Ihres Verkaufsflusses haben möchten, sollten Sie diese E-Mail unbedingt versenden.

E-Mail-Betreffzeile: Dankeschön!

E-Mail-Text:

Sehr geehrter XXXX,

Wir danken Ihnen aufrichtig, dass Sie sich die Zeit genommen haben, uns mitzuteilen, dass Sie nicht mit uns weitermachen werden.

Auch wir wünschen Ihnen das Beste und sind zuversichtlich, dass das Unternehmen Ihrer Wahl Ihnen helfen wird, Ihre Ziele zu erreichen.

Wenn Sie uns Einzelheiten über die Gründe mitteilen möchten, warum unser Angebot nicht zu Ihnen passt, können Sie mir dies gerne mitteilen. Dies wird vertraulich bleiben, aber es wird uns helfen, zukünftige Kunden besser zu bedienen.

Ich wünsche Ihnen alles Gute!

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr Name

E-Mail-Fußzeile

Wann sollte diese E-Mail (nicht) gesendet werden?

• Senden Sie sie nicht, wenn Sie das Gefühl haben, dass sie nicht gut ankommt. Völliges Schweigen Ihres Ansprechpartners ist ein klares Signal.

• Sie können sie an dem Tag versenden, an dem Ihr Vorschlag abgelehnt wird. Dieser Zeitpunkt ist perfekt, denn die Leute wollen nach vorne schauen und danach nicht mehr über Ihr Angebot nachdenken.

Warum ist diese E-Mail so wirkungsvoll?

• Das Feedback hilft Ihnen, besser zu verstehen, wie die Leute Ihre Angebote und Folgemaßnahmen wahrnehmen. So lassen sich Misserfolge leichter vermeiden.

• Sie geben Personen, die Ihr Angebot abgelehnt haben, eine einfache Möglichkeit, ihre Meinung zu äußern. Sie können Ihnen Hinweise geben, wie Sie Ihr Angebot verbessern können. Oder sie verraten Ihnen die "geheime Erfolgssauce" Ihrer Konkurrenten.

• Ein verlorenes Geschäft ist für viele Unternehmen reine Zeitverschwendung. Wenn Sie es anders machen, werden Sie sich von der Masse abheben.

Was ist zu tun, wenn Sie keine Antwort erhalten?

• Wenn Sie keine Antwort erhalten, machen Sie weiter. Achten Sie nur darauf, dass Sie Ihr Angebot als "Abgelehnt" kennzeichnen. Auf diese Weise verbringen Sie nicht mehr Zeit damit als nötig.

7 zusätzliche Tipps zur Verbesserung Ihrer Follow-up-E-Mails

Neben der Verwendung der oben genannten E-Mail-Vorlagen können Sie auch die folgenden Tipps anwenden, um Ihre Vertriebs-E-Mails zu verbessern.

#1 Respektieren Sie die allgemeine E-Mail-Etikette

Halten Sie sich an die allgemeine E-Mail-Etikette und die Erwartungen Ihrer Kunden. Vor allem bei Verkaufsmails kann dies einen enormen Unterschied ausmachen.

Wenn Sie z. B. Anwalt sind, werden Sie Ihre Kunden und Interessenten wahrscheinlich nicht mit "Hallo" ansprechen und Ihre Mail mit "Prost" beenden.

Die Etikette bezieht sich auch auf das Timing. Die obigen Vorlagen geben Ihnen diesbezüglich klare Hinweise.

#2 Respektieren Sie Ihr Branding

Passen Sie Ihre Mails an den Tonfall Ihrer Marke an. Es sieht sehr seltsam aus, wenn Ihre Website nur aus Spaß besteht und Ihre E-Mails mit "Dear Sir/Lady" beginnen.

#3 Die E-Mail-Fußzeile: Geben Sie Ihre Kontaktdaten und Verfügbarkeit an

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Kontaktdaten in Ihrer E-Mail-Fußzeile angeben. Je mehr, desto besser. Es sei denn, Sie gehen zum Beispiel nie ans Telefon. In diesem Fall sollten Sie es nicht erwähnen.

In Ihrer E-Mail können Sie auch einfache Anweisungen geben, wie Ihr Interessent oder Kunde das tun kann, was Sie von ihm wollen.

#4 Klingen Sie wie ein Mensch, nicht wie eine Schablone

Klingen Sie wie ein Mensch und nicht wie ein hungriger Hai aus der Verkaufsabteilung. Oder noch schlimmer: wie eine E-Mail-Vorlage. Selbst wenn Sie diese verwenden, können Sie Vorlagen personalisieren.

• Das Versenden von Verkaufs-E-Mails von Info-, Verkaufs- oder Kontakt-E-Mail-Adressen kann zu Verwirrung führen. Menschen ziehen es vor, mit Menschen zu kommunizieren.

• Wenn Ihr Kunde etwas Besonderes erwähnt hat, erwähnen Sie es in Ihrer E-Mail. Damit zeigen Sie, dass Sie ein Auge für Details haben und sich tatsächlich für das interessieren, was der Kunde Ihnen mitteilt.

• Höflichkeit und ein menschliches Auftreten bringen Sie dem Abschluss eines Geschäfts näher.

#5 Optimieren Sie die Betreffzeilen Ihrer Verkaufs-E-Mails

Die Betreffzeilen von E-Mails sind sehr wichtig. Sie können den Unterschied zwischen dem Öffnen oder Ignorieren Ihrer Follow-up-E-Mail ausmachen.

• Halten Sie Ihre Betreffzeilen kurz. Besonders auf Smartphones werden längere Betreffzeilen abgeschnitten.

• Stellen Sie eine Frage. Das macht die Leute neugierig und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie Ihre E-Mail öffnen. Wenn Sie eine Frage in der Betreffzeile stellen, wiederholen Sie sie am Ende Ihrer E-Mail.

#6 Experimentieren Sie mit Ihren E-Mail-Vorlagen

Die E-Mails mit Folgeangeboten funktionieren. Aber sie sind nicht für jedes Unternehmen oder jeden Kunden perfekt. Und das ist in Ordnung, solange Sie versuchen, Ihren Vertriebsfluss durch eine Feinabstimmung Ihrer E-Mails zu verbessern.

Hier sind einige Dinge, die Sie genau im Auge behalten sollten:

• Nutzen Sie das Feedback, das Sie von Kunden und Personen erhalten, die Ihre Angebote ablehnen.

• Analysieren und bewerten Sie Ihre Angebotsgenehmigungsquoten.

#7 Halten Sie Ihr Vertriebsteam auf dem Laufenden

Wenn Sie in einem Vertriebsteam arbeiten, sollten Sie Ihre Kollegen auf dem Laufenden halten, indem Sie Ihren Angeboten Notizen hinzufügen. Auf diese Weise haben Sie einen guten Überblick über Ihre Follow-up-E-Mails.

Jetzt sind Sie dran. Steigern Sie Ihren Umsatz mit diesen E-Mail-Vorlagen. Wenn Sie noch weniger Zeit für Ihre Angebote aufwenden möchten, ist heute ein guter Tag, um...