Créer une facture en anglais, français, allemand (+ 131 autres langues)

Table des matières

• L'avantage de rédiger une facture dans une langue étrangère

• Peut-on émettre une facture dans une autre langue?

• Quelles parties d'une facture devriez-vous réellement traduire?

• Comment créer rapidement une facture dans n'importe quelle langue?

• Autres questions fréquemment posées sur la facturation dans d'autres langues

L'avantage de rédiger une facture dans une langue étrangère

Lorsque vous envoyez une facture à un client à l'étranger, il serait théoriquement préférable de la rédiger dans la langue de votre client.

Courtoisie envers le client, vous savez...

En fin de compte, vous souhaitez collecter de l'argent, et il ne peut pas faire de mal d'être le plus clair possible sur le contenu de votre facture.

Malheureusement, le néerlandais n'est pas une langue internationale très populaire.

Même en Belgique, il y a 3 langues officielles. Avez-vous un client en Wallonie? Il est fort probable que votre client paiera votre facture plus rapidement si elle est rédigée en français.

Pourquoi ?

• Vous recevrez moins de questions sur ce que signifie exactement la description de votre produit.

• Le traitement de la facture pour la comptabilité est plus rapide lorsqu'il est immédiatement clair où se trouve chaque information sur votre facture.

La même chose s'applique à tous vos clients en dehors de la région néerlandophone.

Vous connaissez le proverbe : "Mieux vaut un bon voisin qu'un lointain ami."

Mais que se passe-t-il si cet ami lointain est un client de Pologne, par exemple? Allez-vous rédiger une facture en polonais?

Peut-on émettre une facture dans une autre langue?

Avant de rédiger simplement des factures dans une autre langue, il est préférable de consulter votre comptable. En plus de la courtoisie envers le client, il y a en effet un autre facteur important : la législation.

De plus, il y a une distinction entre faire des affaires avec l'étranger et être entrepreneur à l'étranger.

Factures destinées à l'étranger

Même si votre entreprise est établie en Belgique ou aux Pays-Bas, la législation au sein de l'UE diffère d'un État membre à l'autre. Comme vous le savez, elle change fréquemment.

Les factures dans une langue courante (anglais, français, allemand) ne poseront probablement pas de problèmes d'un point de vue légal, mais cela peut être le cas pour d'autres langues.

En fin de compte, vos factures doivent parvenir à l'administration de la TVA. Les fonctionnaires ne sont certainement pas impatients de décrypter votre facture, par exemple, en japonais.

Facturer en tant qu'entrepreneur à l'étranger

Dans quelle langue devez-vous rédiger des factures si votre entreprise est établie à l'étranger en tant que Belge ou Néerlandais?

Malheureusement, nous ne pouvons pas fournir une réponse unique à cette question. Le monde est vaste, et les entrepreneurs néerlandophones se trouvent aux quatre coins du monde.

• Peut-être gérez-vous une chambre d'hôtes en Espagne ou en France?

• Peut-être avez-vous ouvert une succursale de votre société mère dans un ancien pays d'Europe de l'Est?

• Ou peut-être dirigez-vous même une entreprise informatique depuis l'Indonésie?

Dans tous les cas, il est préférable de consulter les autorités locales concernant vos obligations et restrictions légales pour la facturation dans une langue étrangère.

En tant qu'entrepreneur à l'étranger, une langue étrangère signifie d'ailleurs quelque chose de différent du néerlandais.

Si vous vivez au Portugal et dirigez une entreprise, le néerlandais est exotique pour l'administration portugaise.

Assurez-vous de respecter les lois du pays dans lequel vous exercez vos activités. Cela vous évitera des ennuis et des amendes.

Quelles parties d'une facture devriez-vous réellement traduire?

Une facture est composée de différentes parties. Certaines sont toujours les mêmes, d'autres varient selon la facture que vous émettez.

En général, vous devez être soigneux avec les traductions sur votre facture.

Les erreurs dans les factures traduites peuvent vous coûter cher.

Mentions obligatoires

Une facture doit obligatoirement comporter un nombre limité d'éléments. Par exemple, le mot "facture", la "date d'échéance", etc.

Ce n'est pas vraiment compliqué ni laborieux de traduire cela :

• Date = Date (anglais) = Datum (allemand)

• Facture = Invoice (anglais) = Rechnung (allemand)

D'ailleurs, dans CoManage, les traductions des éléments standard sont déjà disponibles pour 5 langues. Lesquelles ? Vous le découvrirez plus loin.

Produits et services

Les traductions des descriptions de vos produits ou services sont plus délicates à réaliser.

Vous devez traduire correctement cela sur votre facture car certains pays appliquent des taxes supplémentaires ou n'en appliquent pas pour certains services ou biens. Si vous faites une erreur de traduction dans votre facture, cela peut poser problème tant pour vous que pour votre client.

Vous pouvez éventuellement utiliser votre devis comme test pour votre traduction définitive sur votre facture.

• Fournissez votre devis dans la langue de votre client. De nombreuses organisations et même des consommateurs exigeront cela avant d'accepter votre offre. S'il y a quelque chose d'incompréhensible ou d'incorrect, ils vous le feront savoir (espérons-le).

• Votre client n'a-t-il pas d'objections ? Alors vous pouvez convertir votre devis en une facture d'un simple clic. La traduction est déjà faite, et c'est bien pratique :

Conditions générales

Vos conditions générales vous offrent une protection légale. Mais comme vous le savez, les petits caractères sont importants dans les litiges juridiques.

Si vous fournissez des services ou des produits qui ont un coût important, il peut être judicieux de faire traduire vos conditions par des traducteurs professionnels.

Cela représente également un coût unique mais qui en vaut la peine.

Comment créer rapidement une facture dans n'importe quelle langue?

Le temps nécessaire pour rédiger une facture dans une autre langue dépend surtout du logiciel de facturation que vous utilisez.

Dans CoManage, par exemple, vous pouvez facilement basculer entre les 5 langues les plus couramment utilisées pour nos plus de 1500 utilisateurs satisfaits.

• Néerlandais

• Anglais

• Français

• Allemand

• Espagnol

En plus de ces langues, vous pouvez également rédiger des factures dans 129 autres langues. Alphabétiquement, la liste va de l'abkhaze au zoulou.

Pour ces langues, les traductions des éléments standard ne sont actuellement pas disponibles à l'avance. Cependant, il est facile de les ajouter dans les paramètres de vos factures.

Il vous suffit de mettre la traduction dans le champ à côté de l'original, et le tour est joué.

Nous tenons à souligner deux choses :

1. Vous n'avez à le faire qu'une seule fois. Ensuite, vous pouvez simplement charger ces traductions, comme c'est déjà le cas pour les factures en anglais, par exemple.

2. Vous pouvez également entrer des traductions utilisant d'autres caractères, tels que l'arabe, l'écriture cyrillique, l'hébreu, etc.

Dès que vous enregistrez la traduction, vous pouvez rédiger des factures dans la langue de votre choix.

Autres questions fréquemment posées sur la facturation dans d'autres langues

Peut-on créer une facture originale et une facture traduite dans un logiciel de facturation ?

Lorsque vous utilisez un logiciel de facturation, vous devez prendre en compte le numéro de facture. Sur chaque facture, ce numéro est différent : la numérotation est séquentielle.

Cela peut ressembler à ceci, par exemple :

• Année + date + numéro de facture (par exemple : 2022-12-12-00000678)

• Ou préfixe + numéro de facture (par exemple : Fact-000678)

Si vous émettez une facture en néerlandais, par exemple, et que vous souhaitez ensuite la traduire en allemand pour votre client, le numéro de facture doit rester le même.

Sinon, vous aurez émis, du point de vue comptable, deux factures distinctes. Cela a des conséquences sur votre chiffre d'affaires et vos impôts.

• 2022-12-12-00000678 : votre facture néerlandaise

• 2022-12-12-00000679 : votre facture allemande pour les mêmes services et le même client

Vous voulez éviter cela à tout prix.

Si vous avez besoin d'une facture dans votre langue et dans celle de votre client, vous pouvez par exemple traduire votre facture originale dans un document Word.

Mentionnez clairement qu'il s'agit d'une traduction de la facture originale.

Il est préférable de fournir également à votre client l'original pour éviter les malentendus et les discussions.

Peut-on modifier des traductions de factures ?

Avec un logiciel de facturation efficace, vous pouvez modifier une facture à tout moment. Cela vaut également pour les factures rédigées dans une langue étrangère.

Il est cependant important de savoir que dès que vous soumettez une facture à l'administration fiscale, il s'agit d'un document comptable officiel.

C'est pourquoi il est important de vérifier d'abord si vous pouvez simplement remettre votre facture dans une autre langue à votre client. Rédiger une note de crédit pour corriger votre erreur ne vous aidera malheureusement pas dans ce cas.

Prenez également en compte que les pays échangent des informations dans la lutte contre la fraude et la corruption. Si on découvre soudain que votre numérotation de facture ne correspond pas à la facture que vous avez remise à votre client, cela peut poser des problèmes aux deux parties.

Quel logiciel de facturation prend en charge l'écriture de droite à gauche ?

En plus d'un autre alphabet, certaines langues utilisent également une autre direction d'écriture. En dehors de CoManage, il existe peu de logiciels de facturation d'origine belge qui permettent d'utiliser des écritures de droite à gauche.

Actuellement, avec notre programme, vous pouvez rédiger des factures en arabe, en persan, en hébreu, en kurde et en ourdou.

Dans quel logiciel de facturation peut-on utiliser l'alphabet non latin ?

Rédiger des factures dans des langues n'utilisant pas l'alphabet latin peut être un défi.

Cependant, dans CoManage, cela ne pose aucun problème. Notre programme est prêt à l'emploi pour la plupart des langues n'utilisant pas l'alphabet latin. Il s'agit notamment du japonais, du chinois, du bulgare, du grec, etc.

Doit-on utiliser d'autres devises en plus d'une langue étrangère sur une facture ?

Il est fortement recommandé de demander l'avis de votre comptable à ce sujet. Surtout lorsque vous souhaitez rédiger des factures dans des devises inhabituelles, telles que le dollar américain, les choses deviennent risquées et compliquées.

Cependant, sur le plan technique, cela est possible (et simple) dans CoManage.

Si vous dirigez une entreprise à l'étranger et que vos clients y sont également établis, notre programme de facturation est l'un des meilleurs choix que vous, en tant que Belge ou Néerlandais, puissiez faire.

• Vous rédigez des factures dans la langue du pays où vous résidez.

• Vous utilisez la devise du pays dans lequel vous exercez votre activité.

• Vous êtes assuré que si vous avez des questions, notre équipe peut vous aider en néerlandais.