Quel est (le but de) une base de données clients?

Quel est le but d'une base de données clients ?

Tout comme n'importe quelle autre base de données, une base de données clients contient des données. Sans entrer dans les détails, il s'agit des informations habituelles telles que le nom, l'adresse, le numéro de TVA,...

Pour chaque client, le même type de données est répété, de manière cohérente :

• Par exemple, un numéro de TVA belge contient 12 chiffres et est précédé de BE.

• Une adresse se compose d'une rue, d'un numéro de maison, d'un code postal, d'une ville, d'un pays.

Fonction d'une base de données

Les bases de données sont créées pour stocker et récupérer rapidement des informations récurrentes de cette manière.

Une base de données clients est un type de base de données, et son objectif est le même que n'importe quelle base de données : accéder rapidement aux informations sur vos clients, centralisées en un seul endroit.

Ce type de base de données est souvent appelé un système CRM. En d'autres termes, c'est un programme dans lequel vous saisissez vos données clients et pouvez immédiatement les utiliser pour vos devis et votre programme de facturation.

Gérer une entreprise sans base de données clients

Il est tout à fait possible de gérer une entreprise sans base de données clients. Ne pas avoir de base de données clients semble encore être la solution la plus logique pour de nombreux entrepreneurs aujourd'hui. Cependant, cette commodité finit par devenir amère.

Lors de la gestion d'une entreprise, il y a toujours des situations où vous avez administrativement besoin des données d'un client spécifique.

• Créer un devis

• Générer une facture

• Rechercher un numéro de téléphone

Vous perdez beaucoup de temps si vous devez consulter une source différente à chaque fois pour ce type d'informations.

Compter sur votre mémoire

Quel est le code postal de ce client d'Erps-Kwerps déjà ?

Parcourir votre boîte de réception

Dans quel e-mail était mentionné ce numéro de TVA déjà ?

Rechercher/dans d'anciennes factures ou devis

Où est-ce que je l'ai mis déjà ?

Consulter un annuaire téléphonique

Vraiment ? Est-ce que quelqu'un l'utilise encore ?

Ou même surfer sur Internet rapidement

Quel était le site Web de mon fournisseur déjà ? Hm, leur numéro de TVA n'y est pas répertorié.

Relations publiques et marketing sans base de données clients

D'un point de vue des relations publiques et du marketing, il est beaucoup plus intéressant de garder toutes vos données clients dans un seul fichier plutôt que dispersées sur différentes sources. Supposez que vous prévoyez de promouvoir votre entreprise avec une campagne spécifique, telle que :

• Envoyer des vœux de fin d'année par courrier

• Envoyer un catalogue avec vos nouvelles offres à vos clients

• Envoyer une newsletter avec les dernières nouvelles de votre entreprise

Dans ce cas, vous bénéficiez d'un document central où vous avez un accès immédiat aux coordonnées pertinentes de tous vos clients.

Garder un fichier séparé pour vos fournisseurs ?

C'est certainement possible mais cela implique un peu de travail supplémentaire. Après tout, vous devez créer et maintenir deux fichiers distincts.

Souvent, la division en deux fichiers distincts est inutilement confuse. La même entreprise peut être à la fois cliente et fournisseur de votre entreprise. Si vous travaillez avec deux bases de données différentes dans ce cas, vous revenez à un travail double :

• Si votre fournisseur change d'adresse, vous devez le mettre à jour dans 2 programmes ou fichiers

• Voulez-vous vraiment envoyer deux fois le même catalogue à votre fournisseur, qui est aussi un client ?

Une meilleure alternative est de garder les coordonnées de clients et de fournisseurs dans le même fichier et d'indiquer dans un champ s'il s'agit d'un client ou d'un fournisseur, comme c'est le cas dans CoManage.

Une base de données clients est-elle utile pour les start-ups ou les petites entreprises ?

Tout ce qui précède s'applique non seulement aux grandes entreprises établies.

Que vous soyez un débutant, propriétaire de petite entreprise, ou que vous ayez une micro-entreprise, les avantages pour vous de commencer à travailler avec une base de données clients aujourd'hui résident dans :

• Le temps que vous économisez dans un avenir très proche

• L'habitude que vous développez. Nouveau client ? Saisissez-le immédiatement dans la base de données clients et ne vous en préoccupez plus.

• Prendre de l'avance. Si le nombre de vos clients augmente soudainement, vous avez mieux à faire à ce moment-là que de chercher une solution pour avoir toujours vos coordonnées à portée de main.

Commencez avec votre base de données clients

Créer une base de données clients est très facile avec CoManage. Cela vous fait gagner beaucoup de temps. Aujourd'hui, demain, et pour le reste de votre vie en tant qu'entrepreneur.

Et ce qui est également agréable : vous pouvez également immédiatement créer vos devis et factures dans le même programme. Pratique et clair.

Découvrez vous-même les avantages d'une base de données clients centrale pour votre administration

Très pratique

Bonjour, je suis très satisfait, bonne base de données clients et les factures sont également bonnes. Je doute seulement si je dois créer une note de crédit ou des frais tels que des autocollants pour nos boîtes, des flyers, des boîtes... Je ne suis pas comptable mais je veux tout garder propre, nous sommes une organisation à but non lucratif.

–  Corry Van Den Brande