Logiciel de devis - Quel programme est le meilleur?

Principales conclusions

1. Les outils de tableur peuvent effectuer tous les calculs pour vos devis, tels que les sous-totaux, les prix et la TVA. Cependant, ces programmes ne rendent rarement pas vos offres attractives et professionnelles.

2. Il est plus facile de contrôler la mise en page de vos devis dans les traitement de texte que dans Excel.

3. La combinaison de Word et Excel est votre meilleure option pour créer des devis avec des logiciels Office.

4. Les logiciels de bureau basés sur le cloud rendent vos devis accessibles partout. Cependant, vous devez faire beaucoup d'efforts supplémentaires pour le transformer en un logiciel de gestion convivial des devis.

5. Les logiciels de devis combinent la puissance de Word, Excel et du cloud. Avec un bon programme de devis, vous pouvez également créer et gérer vos factures.

Pourquoi les entreprises créent-elles des devis avec des logiciels Office, de toute façon?

De nombreuses start-ups utilisent Excel ou Word. Et même les entreprises établies utilisent toujours des logiciels Office dans leur processus de vente.

Il est tout à fait logique de créer vos devis avec un logiciel que vous connaissez bien.

1. Les logiciels Office sont conçus pour effectuer des tâches administratives courantes.

2. Avant de créer votre entreprise, vous vous êtes certainement habitué à Word et Excel.

3. Vous avez probablement déjà une licence pour le logiciel. Cela le rend moins cher que l'achat d'un logiciel supplémentaire pour créer des devis.

Les logiciels Office semblent être un choix logique, mais est-ce vraiment votre meilleure option? Découvrons-le...

Création de devis dans Excel

Les prix et les calculs sont des éléments importants de votre devis. Vous pouvez effectuer les calculs mentalement ou avec une calculatrice. Ou vous pouvez compter sur la puissance d'Excel.

Le programme est un champion du calcul, et donc, il est tentant de l'utiliser comme outil pour vos devis.

En plus des logiciels MS Office, il existe de nombreuses alternatives :

• Google Sheets. Vous pouvez l'utiliser gratuitement si vous avez un compte Gmail. Il fonctionne dans votre navigateur, vous n'avez donc pas besoin d'installer le logiciel. La version plus puissante est incluse dans le Google Workspace payant.

• Calc d'OpenOffice est une variante open source. C'est gratuit, mais vous devez l'installer sur votre ordinateur.

Tous les programmes de tableur ont des avantages communs en tant que logiciels de devis. Pour simplifier les choses, nous les désignerons ci-dessous sous le nom d'Excel.

Avantages d'Excel pour créer des devis

#1 Dites adieu à votre calculatrice

Excel s'occupe de tous les calculs de votre devis. Même les calculs compliqués sont terminés en quelques millisecondes.

Saisissez vos chiffres bruts dans des tableaux et des colonnes et une formule de calcul fera la magie pour vous.

Les résultats des calculs apparaissent dans votre document correctement. À condition que vous...

• Utilisiez les bonnes formules pour les calculs sur votre devis.

• Saisissiez les quantités correctes, les prix, les remises, la TVA, etc.

Excel est une merveille du calcul. Cela vous fait gagner du temps, mais vous devez apprendre à travailler avec le programme.

#2 Excel est en quelque sorte facile à maîtriser

Êtes-vous nouveau dans les feuilles de calcul, mais avez-vous de l'expérience avec des programmes de la même famille de logiciels Office? Dans ce cas, vous savez comment effectuer certaines tâches, telles que l'ouverture, l'enregistrement ou la copie d'un document.

Peut-être utilisez-vous même Excel...

• comme un programme de base de données clients?

• pour créer vos factures avec des logiciels Office?

• comme un outil pour suivre vos dépenses professionnelles?

Dans ce cas, vous réussirez certainement à préparer un devis avec lui aussi. Vous pouvez même monter en gamme et devenir un utilisateur avancé d'Excel.

Il est, par exemple, possible d'importer des données externes dans votre fichier de devis Excel à partir d'une base de données...

#3 Lier une base de données à votre devis Excel

Au lieu de coller des données dans votre fichier de devis Excel, vous pouvez importer des données depuis un autre document, ou même depuis une base de données telle que Access ou MySQL.

Pour ce faire, vous devez utiliser un appelé Power Query. Il faut un certain temps pour comprendre, mais les efforts peuvent en valoir la peine. Pensez, par exemple, à l'importation :

• des descriptions et des prix de vos produits et services

• des détails des données de votre client telles que l'adresse, le nom, le numéro de TVA, etc.

Tout cela semble génial, n'est-ce pas? Mais la vérité est qu'Excel n'est pas une solution prête à l'emploi pour les devis.

• Vous devez concevoir, créer, remplir et entretenir vos bases de données avec le plus grand soin et le sens du détail.

• Vous devez créer un nouveau lien vers votre base de données externe pour chaque nouveau devis.

• Vous devez également vérifier que vous utilisez la bonne base de données / la plus récente.

• Etc.

Si vous ne réalisez que quelques devis par mois, il y a une manière plus rapide...

#4 Modèles de devis Excel

Vous pouvez créer des modèles dans tous les programmes Office. L'avantage est que vous n'avez à créer une mise en page qu'une seule fois pour vos devis. Ensuite, vous pouvez facilement le réutiliser par la suite.

Cela vous fait gagner beaucoup de temps, malgré le fait que la création d'un modèle demande un certain effort. Combien ? Cela dépend de vos connaissances des programmes de tableur.

Si vous n'avez ni la patience ni les compétences pour vous plonger dans cela, vous pouvez également prendre un raccourci...

#5 Copier et coller des fichiers de devis Excel

Si vous avez créé un devis dans Excel, vous pouvez réutiliser ce fichier indéfiniment.

• Copiez votre fichier Excel.

• Collez-le dans un dossier ou sur votre bureau.

• Renommez le fichier pour éviter les erreurs.

• Ouvrez la copie de votre devis et ajustez les données.

Cette méthode est clairement la plus facile.

Mais même alors, vous utilisez toujours Excel. Et le programme a quelques inconvénients sérieux...

Inconvénients d'Excel en tant qu'outil de devis

Excel a 3 inconvénients majeurs en tant que logiciel de devis.

#1 Vérifiez toujours Excel

Excel ne commet pas d'erreurs de calcul, mais les calculs sont basés sur des données et des formules. Excel vous indiquera si une formule est incorrecte, mais il ne vérifiera pas si vous saisissez les bonnes données dans les cellules.

Vous devez toujours vérifier vous-même :

• Quel taux de TVA devez-vous appliquer dans votre offre ?

• Utilisez-vous les prix corrects ?

• Les formules s'appliquent-elles à la plage correcte de cellules ?

Tout cela nécessite un temps et une concentration supplémentaires de votre part.

#2 Un bon devis est plus que la liste de vos prix

Les devis sont composés de plus que de simples prix. Vous devez également saisir et vérifier ces données.

• Utilisez une numérotation de devis croissante pour éviter les erreurs et les recherches ultérieures.

• Incluez toujours une date d'offre et une date d'expiration.

• Les coordonnées de l'entreprise de votre client sont-elles correctes ?

Vérifiez que tous les détails de votre devis sont corrects. Les erreurs et les négligences rendent votre offre peu professionnelle. Il en va de même pour la mise en page...

#3 Les devis Excel ont un aspect désordonné

Excel a tendance à perturber les mises en page.

Excel est un programme de calcul, pas de conception

Envoyer votre devis en tant que fichier Excel est une idée horrible.

• Vous ne voulez pas que votre client modifie les prix dans votre fichier Excel.

• De plus, sur certains ordinateurs, les fichiers ne peuvent pas être ouverts ou sont difficiles à imprimer.

Votre meilleure option est de faire un pdf de votre devis. Malheureusement, c'est là que les choses tournent souvent mal dans Excel :

• Soudain, votre devis pdf contient des pages blanches.

• Les colonnes et lignes qui ont l'air bien à l'écran sont un chaos complet dans votre pdf.

• Les numéros de page à moitié de la feuille ont l'air étranges.

• Le format peut changer inexplicablement de A4 à A5.

Conclusion : Excel est-il le meilleur programme pour créer des devis ?

La réponse est non. Excel est bon en maths, mais d'autres programmes, tels que Word, sont mieux équipés en tant que logiciels de devis.

Création d'un devis dans Word

Word est un logiciel vital pour les entreprises. Il est flexible et en même temps facile à utiliser. Cela en fait un bon programme pour créer des devis.

Outre Word, vous pouvez également utiliser Google Docs et OpenOffice.

Avantages d'utiliser Word comme logiciel de devis

Les traitements de texte offrent les mêmes avantages qu'un programme de devis.

#1 Facile à créer la mise en page de votre devis

Word est bien plus puissant que Excel pour donner à votre devis une mise en page appropriée. Il est, par exemple, plus facile de définir la hauteur et la largeur des colonnes et des lignes.

Une table dans Word est idéale pour :

• Organiser les données du client de manière ordonnée

• Présenter les prix de manière claire

#2 Les modèles de devis Word sont pratiques

Vous n'avez pas à partir de zéro à chaque fois que vous créez un devis dans Word. Tout comme dans Excel, vous pouvez utiliser un modèle Word ou copier un fichier et adapter le contenu à votre nouvelle offre.

Et pourtant, comparé aux feuilles de calcul, Word a également un énorme inconvénient...

Inconvénient de Word en tant que programme de devis

En plus de Word, vous devez utiliser un autre programme pour effectuer les calculs de votre devis.

Comme nous l'expliquerons ci-dessous, vous pouvez combiner Word avec Excel pour résoudre cela.

Conclusion : Word est-il un bon programme pour préparer des devis ?

Non. Même si vous pouvez créer une belle mise en page, vous perdrez toujours du temps avec vos calculs. Au lieu de compter uniquement sur Word, il vaut mieux le combiner avec Excel.

Combinaison d'Excel et de Word pour créer des devis

Il semble logique d'utiliser la puissance de deux programmes pour créer des devis sans erreur (Excel) qui ont également une apparence professionnelle (Word). La combinaison offre également certains avantages.

Avantages de la combinaison Word et Excel

#1 Word et Excel sont similaires

Certaines tâches dans les logiciels Office sont les mêmes. Même si vous utilisez un programme de deux éditeurs différents, vous pouvez rapidement apprendre à enregistrer des fichiers.

Pouvez-vous coller un texte dans Word? Cela fonctionne exactement de la même manière dans Excel.

#2 Coller des données d'un devis Excel dans Word

Vous pouvez effectuer vos calculs de prix dans Excel et les copier-coller dans votre fichier Word. Vous pouvez supprimer la mise en forme ou la conserver.

Dans tous les cas, vous gagnerez du temps pour créer des devis en utilisant les deux programmes Office.

Mais encore une fois...

Un devis réussi n'a rien à voir avec le temps que vous passez à le créer

Inconvénients de Word et Excel comme outils de devis

Si vous utilisez Word et Excel côte à côte pour créer vos devis, vous rencontrerez deux inconvénients.

#1 Deux programmes pour 1 fichier

Il n'est ni pratique ni logique d'utiliser 2 programmes pour 1 fichier. Peut-être que vous conservez les données de vos clients dans un fichier séparé. Et vos prix et produits dans un autre.

À la fin, vous devrez ouvrir de nombreux fichiers pour copier des données dans un nouveau fichier.

Plus vous effectuez d'actions manuelles, plus les risques d'erreurs sont élevés.

#2 Logiciel de gestion des devis

Votre ordinateur, votre ordinateur portable ou votre boîte mail ne sont pas des endroits idéaux pour gérer des devis. Vous pouvez facilement perdre la trace de vos devis. La date d'expiration est-elle passée? Alors, vous manquez une opportunité commerciale.

Créer et envoyer des devis n'est qu'une étape dans votre processus de vente. Vous devez également les suivre de manière stratégique.

Avec ces modèles de mails de suivi de devis, vous pouvez augmenter votre taux d'approbation.

Mais en fin de compte, la manière dont vous organisez vos devis aura un impact significatif sur vos chiffres de vente.

Une solution consiste à stocker vos devis dans le cloud. Bien organisés et accessibles n'importe où et n'importe quand. Mais même cela ne fait pas de cette solution une bonne option pour mettre en œuvre un processus de devis pour améliorer le flux de vente.

Conclusion: utiliser Word et Excel comme programmes de devis?

Word et Excel ensemble sont des programmes puissants pour créer des devis. Cependant, ils ne sont pas votre meilleure option pour organiser et gérer efficacement vos devis.

Stockage des devis dans le cloud

Vous pouvez stocker vos fichiers sur le serveur d'une autre entreprise. Les principaux fournisseurs de cloud offrent un stockage en ligne combiné à des logiciels Office intégrés.

• Google Drive

• Microsoft OneDrive

• Dropbox

Si vous créez vos devis avec un éditeur de texte ou un tableur dans le cloud, ces fichiers seront également enregistrés dans votre compte. Cela présente des avantages évidents pour votre entreprise.

Avantages de l'enregistrement de vos devis dans le cloud

#1 Vous n'avez pas besoin de compétences informatiques

Les programmes Office de Google et de Microsoft sont plus simples et moins chers que la mise en place et la maintenance de votre réseau interne.

Enregistrer des fichiers dans le cloud est simple. Si vous créez un document, il est automatiquement enregistré. Et vous pouvez y accéder à tout moment, même avec votre smartphone.

#2 Accédez aux devis à tout moment et n'importe où

La belle chose des logiciels cloud est que vous pouvez également accéder à vos devis à partir de n'importe quel ordinateur. Vous avez besoin d'une connexion Internet, mais c'est ainsi que les entreprises fonctionnent de nos jours. Pas d'internet, pas de connexion à votre compte bancaire.

De plus, vous pouvez facilement partager vos devis avec vos collègues. Auparavant, vous deviez les envoyer à votre équipe par e-mail.

#3 Sauvegarde de vos devis

Presque tout ce que vous mettez ou créez en ligne est sauvegardé automatiquement. Cela s'applique également aux devis que vous créez dans le cloud.

Moins de soucis, car vous ne perdrez pas des documents critiques pour l'entreprise. Cependant, en matière de gestion efficace des devis, les logiciels cloud vous confrontent à d'autres défis…

Inconvénient des logiciels de bureautique en ligne pour vos devis

Diriger votre entreprise sans OneDrive, Google Drive ou Dropbox est presque impensable. Mais pour les devis, ces solutions présentent un inconvénient significatif.

Vos devis ont de la valeur, si votre prospect ou client les approuve.

Et c'est pourquoi vous devez savoir:

• Quels devis avez-vous envoyés?

• Quel client a reçu vos offres?

• Quand devez-vous rappeler à vos clients la date limite d'approbation de vos offres?

• Combien d'argent est en cours?

• Combien de vos devis ont été approuvés? Ou rejetés?

La manière dont vous stockez des fichiers dans le cloud n'est pas pratique pour voir tous les détails importants de vos devis en un coup d'œil.

Vous pouvez, bien sûr, créer un fichier supplémentaire avec tous les détails à l'intérieur. Mais là encore, cela prend du temps.

Heureusement, il existe également un logiciel spécialement conçu pour les devis...

Conclusion: Organiser vos devis dans le cloud

Le cloud sauvegarde vos devis. Bien que cela soit pratique, vous n'avez pas une vue d'ensemble claire de l'état de vos offres.

Logiciel de devis spécialisé

Pour chaque tâche administrative commerciale, telle que la création de devis, vous pouvez utiliser des programmes génériques ou des packages logiciels spécialisés. Cette dernière option est un choix plus judicieux car le logiciel de devis est rempli de tout ce dont vous avez besoin pour stimuler votre entreprise.

Examinons de plus près notre propre logiciel de devis pour travailleurs indépendants et PME.

Il combine tous les avantages de Word, Excel, des bases de données et du stockage en cloud dans un seul programme.

De plus, lors de la création de vos devis dans CoManage, vous ne souffrez pas des inconvénients et des limitations des programmes Office.

10 avantages de CoManage en tant qu'outil de devis

Bien sûr, vous pouvez utiliser d'autres logiciels de devis que le nôtre. Mais si vous le faites, assurez-vous d'obtenir les mêmes avantages que CoManage.

#1 Vous n'avez pas besoin d'installer un logiciel de devis

Vous pouvez créer vos devis en ligne dans votre navigateur préféré : Chrome, Firefox, Opera...

Comparé aux logiciels que vous devez installer sur votre ordinateur, cela présente certains avantages sérieux pour vous :

• vous n'avez pas à installer de logiciel et de mises à jour

• vous pouvez créer et consulter vos devis en ligne

• vous pouvez même accéder à vos devis avec votre smartphone car nous avons également une application Android et iOS.

#2 Une vue d'ensemble claire de vos offres

Chaque fois que vous créez un devis, les détails les plus importants apparaissent automatiquement dans votre écran d'aperçu des devis :

Sans lever le petit doigt, vous pouvez immédiatement voir :

• combien de devis vous avez créés sur une période donnée

• pour quel client ou prospect vous avez fait une offre

• si le devis a expiré ou non

• le montant total de tous vos devis ouverts

• etc.

Vous n'avez pas à créer un fichier supplémentaire, ni à copier des données de chaque devis puis à les coller ailleurs.

#3 Filtrer et rechercher des devis

Comment votre équipe commerciale a-t-elle performé lors de semaines, mois, trimestres ou années spécifiques ? Dans CoManage, vous pouvez rapidement filtrer tous les devis pour une certaine période.

Vous souhaitez filtrer les devis selon leur statut ? Nous avons ce qu'il vous faut.

Vous pouvez également utiliser la fonction de recherche pour rechercher un devis particulier.

#4 Calculs automatiques des prix

CoManage calcule vos prix : totaux, sous-totaux, remises, TVA... Comparé à Excel, vous n'avez pas besoin d'écrire vos propres formules, car elles sont déjà intégrées.

Vous pouvez saisir les prix manuellement ou le faire une fois pour vos produits ou services. Lorsque vous choisissez un produit, le prix apparaît automatiquement.

Mais même alors, vous pouvez le modifier.

Pour les remises, entrez un pourcentage et CoManage calcule les prix corrects. Sans erreur.

#5 Devis personnalisés

CoManage vous donne une liberté presque illimitée pour personnaliser vos devis.

• vous pouvez télécharger une image et l'utiliser comme arrière-plan pour vos devis.

• ou vous pouvez télécharger votre logo et l'afficher dans votre devis.

• comme avec Word et Excel, vous pouvez également créer un modèle de devis. Choisissez parmi plusieurs modèles intégrés et adaptez-le à votre goût. Tous vos devis ultérieurs auront alors la même apparence.

#6 Créer facilement et envoyer des devis au format PDF

Lorsque votre devis est prêt, vous pouvez le convertir en PDF en 1 clic.

Vous pouvez télécharger le PDF. C'est toujours un A4, donc idéal pour l'imprimer.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également envoyer votre devis directement depuis CoManage.

#7 Convertir les devis en factures

Vous pouvez convertir un devis approuvé en une facture en un seul clic.

C'est probablement là que réside la véritable puissance de CoManage. Vous n'avez besoin que d'un programme pour les devis et les factures.

Vous n'avez pas besoin de créer vos factures avec un autre programme. Tout ce dont vous avez besoin pour gérer l'administration de votre entreprise est intégré.

#8 Les données de vos clients à portée de main

Les détails de vos clients sont enregistrés en toute sécurité dans CoManage. Vous pouvez charger les données sur vos devis sans avoir à les retaper. Ou les coller depuis un autre fichier. Cela réduit les risques d'erreurs.

#9 Partager des devis avec votre équipe

Vous pouvez partager vos devis avec les membres de votre équipe. C'est particulièrement utile si vous avez un service commercial dédié.

#10 Logiciel de devis bon marché

CoManage est un logiciel de devis peu coûteux. À partir du prix bas de 14,50 € par mois, vous pouvez créer et gérer des devis illimités, des factures et des clients.

Inconvénients de CoManage en tant que logiciel de devis

CoManage n'est pas un logiciel de bureau. Cela signifie qu'il fonctionne différemment de Word ou Excel et que vous devez vous y habituer au début.

Mais notre équipe d'assistance est heureuse de vous aider via le chat, même en dehors des heures de bureau et pendant le week-end. De plus, nous avons également un centre d'aide complet rempli de guides étape par étape clairs.

Conclusion: Quel est le meilleur outil de devis?

Word et Excel ne sont pas de mauvais programmes pour créer vos premiers devis. Mais ces programmes ne sont pas conçus pour créer et gérer efficacement des devis.

Il est tentant de les utiliser car vous connaissez déjà les programmes. Cependant, le temps que vous gagnez au début sera perdu plus tard. C'est pourquoi les entreprises prospères font de la gestion des devis une priorité.

Vous aussi pouvez profiter de l'utilisation d'un logiciel développé pour créer et gérer tous vos devis commerciaux.