Établir une facture - Quel est le meilleur logiciel?

• Créer une facture avec Excel

• Créer une facture avec Word

• Combinez Excel et Word pour créer des factures

• Stockez et organisez vos factures dans le cloud

• Créer une facture avec le bon logiciel

• Conclusion : Quel est le meilleur logiciel pour créer vos factures?

Quel est le meilleur logiciel de facturation ?

Tant que la facture ne contient pas d'erreurs, aucun programme n'est meilleur ou pire qu'un autre.

L'utilisation d'un logiciel peu familier peut être difficile et prendre du temps. Cela explique pourquoi de nombreuses startups créent leurs premières factures avec un programme populaire et générique, tel qu'Excel ou Word.

Les startups ne sont pas les seules à utiliser des logiciels de bureautique. De nombreuses entreprises établies s'obstinent également à utiliser ces programmes. Pourquoi ?

Pour ces 3 raisons simples:

• Sur la plupart des ordinateurs portables et des ordinateurs, Word et Excel sont préinstallés. Il y a de fortes chances que ce soit également le cas de votre ordinateur.

• À moins que vous ne veniez d'une autre planète, vous savez déjà comment utiliser ces programmes. Par conséquent, cela semble être la plus excellente solution "plug and play".

• Pour de nombreuses startups, chaque centime (ou cent) compte. Puisque les logiciels Office sont déjà installés, vous n'avez pas besoin d'acheter des licences de logiciels supplémentaires.

Les programmes sont disponibles, vous savez comment les utiliser et vous les avez payés. Il est temps de commencer à établir vos factures ...

Créer une facture avec Excel

Les factures sont une question d'argent. Pour percevoir votre argent, vous devez faire des calculs. Heureusement pour vous, l'un des membres de la famille des logiciels Office est un magicien du calcul: Excel. Il ne fait absolument aucun doute que ce programme est votre choix le plus logique pour créer vos premières factures. Excel n'est pas le seul programme permettant d'effectuer des calculs. Comme vous le savez peut-être, il existe de nombreuses alternatives tout aussi performantes: Google Spreadsheets. Très pratique car vos documents (comme les factures) sont immédiatement stockés dans le cloud. (Nous y reviendrons un peu plus loin). Calc Open Office est une alternative gratuite à Excel. Ces 3 programmes offrent les mêmes avantages, ce qui rend votre choix un peu plus facile.

Les avantages de créer vos factures avec Excel

# 1 Vous n'avez pas besoin d'une calculatrice

Excel a été créé pour effectuer toutes sortes de calculs lourds et simples. Les tableaux, colonnes et formules vous offrent des possibilités infinies de calculs automatiques et sans erreur.

Ajouter des sous-totaux, calculer le prix de votre projet sur votre taux horaire, la TVA et les remises.

Excel est votre meilleur compagnon pour faire ce travail à votre place. Vous devez seulement vous assurer que vous :

• utiliser les formules correctes pour les calculs de votre facture

• saisir correctement vos chiffres bruts : quantités, prix, TVA, pourcentage de remise, etc.

# 2 Vous êtes déjà (un peu) familier avec Excel

Excel est probablement installé sur votre ordinateur. Ou vous pouvez accéder à un tableur via One Drive, ou Google Drive. Il y a de fortes chances que vous ayez déjà ouvert Excel au moins une fois. C'est peut-être même votre programme préféré pour votre base de données clients. Il y a des choses bien plus excitantes dans la vie que de regarder un document Excel vide. La puissance des feuilles de calcul se révèle lorsque vous saisissez des chiffres. Excel surpasse facilement une calculatrice physique. Il est non seulement plus rapide, mais il peut également traiter de nombreux calculs simultanément.

Et même si vous ne connaissez pas tous les secrets d'Excel, c'est très probablement l'option la plus rapide pour créer vos premières factures.

# 3 Connecter une facture Excel à une base de données

Vous pouvez connecter Excel à une base de données, telle qu'Access ou MySQL.

Cette base de données peut contenir toutes sortes de données, comme les prix de vos produits. Vous pouvez importer ces données dans votre facture Excel à l'aide d'une Power Query. Vous pouvez également obtenir vos données à partir d'autres sources : un dossier, un fichier XML ou même un autre fichier Excel.

Vous avez envie de booster votre créativité ? Commencez à injecter des données externes dans votre flux administratif :

• importez dans vos factures les descriptions de vos produits ou services à partir d'un fichier Excel séparé

• importez vos données clients à partir d'un fichier CSV séparé

• stockez vos prix dans une base de données externe dédiée

• etc.

La combinaison d'Excel et des bases de données est puissante. Pour explorer davantage cette combinaison, il vous faut du temps. Pour la maîtriser complètement, il vous faudra énormément de temps. Sur votre chemin, vous devrez apprendre à

• créer et entretenir la base de données

• mettre en forme la mise en page de votre facture

• établir la connexion

• charger les données correctes

• etc.

Lorsque vous émettez un petit nombre de factures par mois, l'option consistant à utiliser une base de données ou d'autres documents n'est certainement pas la solution la plus rapide.

Dans ce cas, vous avez tout intérêt à utiliser un modèle de facture Excel.

# 4 Modèle de facture Excel pour gagner du temps

Il est assez facile de créer vos propres modèles dans Excel. Lorsque vous disposez d'un modèle qui répond à vos besoins, vous pouvez le réutiliser pour chaque facture que vous établissez à partir de ce moment-là.

L'utilisation d'un modèle permet de gagner du temps. Mais même pour cette solution, vous devez avoir plus que des connaissances de base. Vous n'êtes pas familiarisé avec la création de modèles dans Excel ? Ou voulez-vous vraiment sacrifier votre temps précieux à la compréhension des détails des modèles Excel ?

Il existe un moyen plus rapide d'éviter de devoir créer votre fichier de factures à partir de zéro à chaque fois : le copier/coller.

# 5 Copier/coller des factures Excel

Les modèles Excel et les connexions aux bases de données sont utiles. Mais pourquoi choisir la méthode difficile plutôt que la méthode simple ?

• Vous copiez une facture existante.

• Puis vous la collez dans un dossier sur votre bureau.

• Renommez votre nouvelle facture pour éviter toute erreur ultérieure.

• Ouvrez votre nouveau dossier et modifiez les champs nécessaires de votre facture et remplissez les détails corrects.

Cette "technique" simple reste la solution la plus rapide pour créer de petits volumes de factures Excel.

Inconvénients d'Excel comme logiciel de facturation

Avant d'ouvrir Excel et de commencer à créer vos premières factures, il est bon de prendre connaissance de ses principaux inconvénients.

# 1 Vos formules de calcul et vos chiffres doivent être absolument corrects

Bien que vous puissiez rapidement effectuer des calculs dans Excel, il est également conseillé de vérifier à chaque fois si vous utilisez la ou les formules correctes.

Vous devez également être sûr à 100% que vous utilisez les bons prix et autres chiffres.

• La facture est-elle exonérée de la TVA?

• Quels taux de TVA sont applicables à certains produits ou services ?

• Voulez-vous vraiment accorder une remise à votre client ? Ou la remise est-elle un calcul que vous avez effectué pour un autre client et qui reste dans votre modèle de facture, ou dans la copie de votre facture précédente ?

# 2 Dans Excel, vous devez saisir beaucoup de choses manuellement.

Excel fait les calculs pour vous. Mais toutes les données de votre facture ne sont pas le résultat de calculs. Vous devrez toujours introduire (et vérifier) des données vous-même:

• La logique qui sous-tend les numéros de facture est simple. Les documents sont séquentiels dans le temps et les numéros le reflètent : 001 est immédiatement suivi de 002. Ne faites pas d'erreur ici, sauf si vous voulez être sanctionné par l'administration fiscale.

• Lorsque vous travaillez sur un document de facture copié, veillez à ne pas oublier de modifier la date de la facture et la date d'échéance.

• Et lorsque vous êtes occupé à vérifier toutes les données, assurez-vous également que les informations de facturation de votre client sont toujours valables.

# 3 Excel est un programme de calcul, pas un programme de conception

Les erreurs sur vos factures vous font paraître suspect. Il en va de même pour les factures qui n'ont pas l'air professionnelles.

Pour obtenir ce dernier résultat avec Excel, vous devez faire preuve d'une bonne dose de patience. Dès que vous voulez exporter votre facture Excel au format PDF pour l'imprimer ou l'envoyer par e-mail à votre client, les choses se gâtent.

• Soudain, des pages blanches apparaissent dans votre facture PDF.

• L'aperçu des services ou produits livrés est dispersé sur différentes pages.

• La numérotation des pages n'a plus de sens.

• Le format de la page devient comme par magie A5 au lieu du format A4 que vous aviez prévu.

Conclusion : Excel est-il un bon programme pour établir des factures ?

Oui, il l'est. Mais seulement dans une certaine mesure. D'autres programmes, tels que Word, peuvent constituer une meilleure option.

Créer une facture avec Word

Word et Excel appartiennent à la même famille de logiciels : Les logiciels de bureautique.

Il s'agit de programmes qui sont considérés comme absolument nécessaires dans tout environnement de bureau, SOHO (Small Office, Home Office) ou PME. Même si vous êtes bricoleur, couvreur, peintre... vous ne pouvez pas gérer correctement votre entreprise sans ce type de logiciel.

Si Excel n'est pas votre tasse de thé, Word peut être envisagé comme programme de facturation. Bien entendu, vous pouvez également utiliser les alternatives de traitement de texte Google ou OpenOffice.

La façon dont vous pouvez formater votre document diffère légèrement dans chaque traitement de texte. Mais tous les traitements de texte ont essentiellement les mêmes avantages en commun.

Avantages de l'utilisation de Word pour créer des factures

# 1. Formatez facilement la mise en page de votre facture

Lorsqu'il s'agit de mettre en forme votre document, Word est "légèrement plus stable" qu'Excel.

Par exemple, vous n'avez pas à faire glisser la taille des colonnes et des lignes plus haut, plus bas, plus large pour qu'elles aient l'air bien. Dans Excel, ce processus peut vous coûter pas mal d'efforts. Vous pouvez rapidement insérer des tableaux dans votre document Word :

• idéal pour aligner rapidement et joliment les informations de facturation de votre client

• et présenter proprement vos calculs de prix

# 2 Modèle de facture Word, ou copier/coller

Comme c'est le cas avec Excel, vous ne devez pas créer un nouveau document vierge pour chaque nouvelle facture.

Vous pouvez copier une facture déjà émise. Collez-la dans le dossier de votre choix.

Vous disposez maintenant d'un document que vous pouvez utiliser comme base pour votre ou vos prochaines factures.

Inconvénients de Word comme programme de facturation

Par rapport à Excel, Word présente un inconvénient majeur:

# Vous devez tout calculer vous-même

Word a été créé pour produire des fichiers avec des textes. Mais une facture est bien plus qu'un texte avec une belle mise en page.

Les chiffres et les calculs sont des données importantes sur toute facture. Si vous utilisez Word pour établir vos factures, vous devez effectuer et vérifier tous vos calculs vous-même :

• les sous-totaux et le prix total

• le montant de la TVA

• remises

• Etc.

Conclusion : Word est-il un bon logiciel pour créer des factures ?

Oui, la création d'une facture dans Word est assez simple. Mais si vous voulez vraiment gagner du temps, la combinaison avec Excel est une meilleure option.

Combiner Excel et Word pour créer des factures

Utiliser Excel et Word côte à côte peut être une bonne solution pour créer vos factures.

Vous profitez du meilleur de deux programmes. Et pourtant, vous n'avez pas besoin d'être un utilisateur expert de deux programmes distincts.

Avantages de la combinaison de Word et d'Excel

# 1 Word et Excel fonctionnent de la même manière

Heureusement pour nous tous, les éditeurs de logiciels de bureautique ont compris que les utilisateurs veulent travailler plutôt qu'apprendre à utiliser une interface.

En d'autres termes : la manière dont vous effectuez certaines tâches dans Word et Excel est la même.

Par exemple, si vous n'avez pas envie de cliquer beaucoup, vous pouvez utiliser des raccourcis. Ceux-ci sont les mêmes dans Word, Excel, Powerpoint,...

• Sélectionner tout le texte, par exemple avec la combinaison de touches : CTRL + A

• Vous pouvez copier / coller rapidement avec la combinaison de touches CTRL + C suivie de CTRL + V.

# 2 Coller des données d'Excel dans Word

Il est très facile de copier des textes, des images, des tableaux d'un programme de bureau dans un autre.

• Par exemple : vous pouvez rapidement coller le tableau des prix de votre fichier Excel directement dans votre facture Word.

• Il suffit de modifier la mise en page et la police.

• Sauvegardez et exportez au format PDF qui a de l'allure.

• Puis envoyez la facture par courrier postal ou électronique.

Hourra pour Word et Excel. Ces programmes vous permettent de réaliser une facture assez facilement.

Malheureusement, la facturation implique plus que la création d'un document...

Inconvénients de l'utilisation de Word et Excel pour vos factures

Le combo Excel - Word présente deux inconvénients majeurs.

# 1 Deux programmes pour un seul fichier

Vous finirez par utiliser deux programmes pour créer un seul document. Cela n'a pas beaucoup de sens. Mais avec les logiciels de bureautique, vous n'avez guère le choix :

• Soit vous prenez votre temps pour devenir un expert en facturation à la fois dans Excel et dans Word.

• Soit vous acceptez de perdre du temps pour calculer, remplir les détails, vérifier et préparer vos factures avec un logiciel de bureau.

De nombreux freelances et entrepreneurs n'en sont pas conscients. Ou bien ils ont accepté ce fait, mais conservent leurs vieilles habitudes.

Si vous décidez de rejoindre leur club, vous serez à jamais confronté à un défi bien plus grand que la création d'une facture :

Une facture qui a été créée est très différente d'une facture qui a été payée.

Prenez le temps d'y réfléchir.

# 2 L'organisation, le suivi et l'archivage de vos factures font également partie du travail.

Vous devez suivre vos factures pour vous assurer que vous serez payé pour votre travail.

En outre, vos factures doivent être traitées par votre comptable.

En d'autres termes, la création de fichiers de factures n'est que la première étape. Votre administration doit être organisée.

Et cela, vous pouvez le faire par exemple dans le nuage...

Conclusion : Combiner Word et Excel pour créer vos factures ?

Word et Excel sont un ensemble de programmes puissants pour créer des factures. Si vous avez un peu de temps et que vous ne devez pas envoyer beaucoup de factures, c'est une très bonne solution qui peut aussi convenir à votre entreprise.

Stockez et organisez vos factures dans le cloud

Vous utilisez très probablement déjà des services de stockage dans le nuage pour stocker vos photos ou vos documents texte.

Certaines entreprises et certains services de cloud computing vous permettent même de créer vos factures directement avec un traitement de texte et un tableur dans le cloud.

• Google Drive

• Microsoft One Drive

• Drop Box

La création et le stockage de vos factures dans le cloud présentent des avantages.

Avantages de l'enregistrement de vos factures en ligne

# 1. Aucune connaissance informatique requise

Vous n'avez pas besoin d'être un expert en informatique pour profiter du confort du stockage dans le cloud. Lorsque vous créez vos factures directement avec un logiciel de bureautique en ligne, vos documents sont automatiquement stockés sur un serveur.

Si vous préférez créer vos documents sur votre ordinateur de bureau ou portable, vous pouvez également installer un programme qui envoie automatiquement une sauvegarde des nouveaux fichiers vers votre compte cloud.

# 2 Personne n'a jamais été blessé en sauvegardant ses factures

Le cloud en tant qu'espace de stockage est un endroit beaucoup plus sûr que votre ordinateur pour stocker vos documents. Si ce dernier tombe en panne, ou est piraté, vous perdez tout : documents, temps, confiance.

# 3 Accédez à vos factures partout et à tout moment

Lorsque vous disposez d'une connexion Internet, vous pouvez accéder à votre disque dur et à vos factures en ligne. Même pendant vos vacances.

Vous préférez utiliser votre smartphone ? Il vous suffit d'installer une application de votre logiciel de stockage en nuage. Un petit effort pour disposer d'une passerelle permanente vers l'administration de votre entreprise en ligne.

Inconvénients des logiciels de bureautique en ligne pour l'administration de votre entreprise

One Drive, Google Drive et Dropbox sont formidables. Mais pour vos factures, ils ne sont pas à la hauteur...

#1 Pas de vue d'ensemble de votre administration

Le stockage en nuage organise vos documents de la même manière que votre ordinateur. Vos documents sont placés dans des dossiers ou des sous-dossiers. Ou dans des sous-sous-sous-dossiers:

Vous avez la liberté d'organiser vos documents de la manière qui vous convient le mieux :

• Vous pouvez créer un dossier intitulé "Factures".

• Dans ce dossier, vous pouvez créer un dossier distinct pour vos factures d'une année particulière.

• Vous pouvez même ajouter un dossier pour chaque trimestre, mois,...

• Vous pouvez même placer vos factures payées et non payées dans un dossier distinct. Lorsqu'un client paie une facture, vous pouvez déplacer le document numérique vers le dossier "Payé".

Ce système vous aide à retrouver vos factures. Mais à part cela, il ne s'agit pas d'un véritable système, n'est-ce pas ?

Vous ne disposez pas d'une véritable vue d'ensemble de l'administration de la facturation.

Vous pouvez "remédier" à cela en créant un fichier Excel séparé qui contient les détails généraux de vos factures : date, date d'échéance, client, total, montant de la TVA,...

Cela ressemble-t-il à de l'inefficacité ? Eh bien, c'est parce que c'est le cas.

Conclusion : Sauvegarder et organiser vos factures dans le cloud ?

Il est judicieux de disposer d'une sauvegarde de vos factures. Les logiciels de stockage dans le nuage offrent une solution confortable, sûre et abordable. Mais une sauvegarde n'est pas synonyme d'une vue d'ensemble claire de votre administration.

Créer une facture avec le bon logiciel

Heureusement, les programmes de bureautique ne sont pas votre seule option pour établir des factures. CoManage, par exemple, est une application développée comme un logiciel de facturation spécifique pour les indépendants, les PME et les petites entreprises.

Il combine tous les avantages de Word, Excel et du stockage en nuage dans un seul programme.

Et en même temps, tous les inconvénients de Word, Excel et du stockage en nuage pour vos factures appartiennent au passé.

Voyons de plus près comment et pourquoi cela est possible.

Avantages de CoManage comme logiciel de facturation

# 1. Vous n'avez pas besoin d'installer de logiciel

Tout comme Word et Excel, CoManage fonctionne entièrement dans le nuage.

Cela implique que vous

• ne devez pas installer de logiciel sur votre ordinateur

• pouvez créer et stocker vos factures en toute sécurité

• les factures sont automatiquement sauvegardées

• vous avez accès à votre facture numérique 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7

# 2 Toutes vos factures sont regroupées en un seul endroit pratique

CoManage contient un écran avec l'aperçu complet de vos factures. Vous ne devez pas créer, remplir ou maintenir cet aperçu manuellement.

Tous les détails essentiels de la facturation sont affichés automatiquement.

Ainsi, vous ne perdez pas de temps à créer et à organiser des dossiers. Toutes les factures sont automatiquement organisées.

Vous pouvez utiliser les filtres disponibles pour les afficher par date, client, montant, statut de paiement, ...

Vous souhaitez retrouver rapidement toutes vos factures d'une période donnée ? Vous pouvez alors filtrer vos factures par année, trimestre ou mois.

Le filtre sur l'état de paiement est une fonction pratique pour vous rappeler, ainsi qu'à vos clients, les factures impayées. Cela réduira considérablement le temps que vous perdez avec les rappels de paiement.

# 3 Mise en page et calculatrice dans le même programme

Dans CoManage, vous pouvez créer ou utiliser des modèles de factures prêts à l'emploi. Il vous suffit de :

• télécharger votre logo une fois

• choisir votre modèle de facture préféré

Configurez-le une fois et toutes les factures que vous ferez à partir de ce moment-là auront le même aspect.

Vous pouvez également utiliser un bouton pour copier une facture et l'adapter ensuite à vos besoins.

Tous les calculs sont pris en charge automatiquement.

• Voulez-vous utiliser un pourcentage de TVA par défaut? C'est possible.

• Voulez-vous modifier le pourcentage de TVA par produit ou service séparément ? C'est possible.

Vous voulez créer une facture sans TVA ? En un seul clic.

Mais le plus intéressant est bien sûr que tous les calculs sont effectués pour vous. Montants totaux, remises, TVA, etc. sans devoir créer, tester et vérifier vous-même les formules de calcul.

# 4 Créez et envoyez votre facture PDF en un seul clic

Vous pouvez créer un PDF à partir de votre facture en cliquant sur un seul bouton.

Si vous préférez vérifier et prévisualiser d'abord votre document, vous pouvez le faire. Vous pouvez même l'envoyer directement depuis CoManage.

Vous préférez envoyer les factures par e-mail ou par courrier ? Dans ce cas, vous pouvez télécharger la facture. La mise en page est toujours au format A4, sans que vous ayez à vous soucier des marges d'impression, de la taille du papier, etc.

Ou bien vous voulez que votre facture soit au format numérique (UBL) qui peut être lu et traité par votre logiciel de comptabilité ? C'est également possible.

# 5 Vos devis à portée de main

En plus des factures, vous pouvez également utiliser CoManage pour créer et envoyer vos devis aussi facilement que vos factures.

Un client approuve votre devis?

Transformez alors votre offre en facture en un seul clic. De cette façon, vous n'avez pas besoin d'utiliser un logiciel séparé pour les devis commerciaux.

# 6 Votre base de données clients est intégrée

Votre base de données clients est intégrée dans CoManage.

Avoir toutes vos données dans une seule application vous permet de gagner un temps considérable.

Vous voulez créer une facture pour un client spécifique ? Vous pouvez rapidement trouver les données et les inclure dans votre facture. Sans avoir à les copier/coller ou à les taper.

# 7 Programme en ligne pour créer une facture

Ce programme vous permet de créer et d'envoyer un nombre illimité de factures et de devis. C'est la solution idéale pour les débutants, les freelances, les petites entreprises et les PME qui recherchent un programme de facturation abordable.

#8 Prêt pour la facturation internationale

Que vous souhaitiez créer une facture dans n'importe quelle langue, ou simplement facturer dans une autre devise, le logiciel est prêt pour vous. Des fonctionnalités comme celles-ci sont incluses dans votre abonnement.

# 4 Inconvénients de CoManage en tant que logiciel de facturation

CoManage est une solution prête à l'emploi. Vous ne devez pas télécharger, installer et configurer quoi que ce soit.

Mais c'est bien sûr légèrement différent de travailler avec Word ou Excel. Comme pour tout nouveau logiciel, il faut un peu de temps pour se familiariser avec l'interface.

Mais nous sommes là pour répondre à toutes vos questions. La plupart du temps, vous pouvez contacter notre sympathique équipe d'assistance directement sur le chat.

Conclusion : Quel est le meilleur logiciel pour créer vos factures ?

Word et Excel sont tous deux de bons programmes pour créer des factures. Mais honnêtement, ce n'est pas leur but réel, ni leur force.

Le temps que vous gagnez en créant vos premières factures avec un logiciel de bureautique familier sera certainement perdu à un stade ultérieur:

• le suivi et l'organisation de l'administration de votre facturation

• chaque facture que vous établissez ensuite avec Word et/ou Excel exige une quantité considérable de temps et de concentration.

Il est donc préférable d'opter pour un logiciel spécialement conçu et développé pour créer des factures, comme CoManage.

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