Een Klantenbestand Maken - Welk programma best (niet) gebruiken?

Welk programma is het meest geschikt voor je klantenbestand?

Op je computer kan je heel wat verschillende soorten documenten maken om je klantgegevens in te bewaren. En net zoals er verschillende soorten documenten zijn, zijn er ook verschillende softwareprogramma’s om die documenten aan te maken.

Aan elke soort document (en dus programma) zijn er voor- en nadelen aan verbonden. We zetten de meest gangbare opties op een rijtje.

Liever meteen gratis een tool uitproberen om een klantenbestand in aan te maken? Probeer nu CoManage.

Een klantenbestand maken met Word

Veel startende zelfstandigen zetten hun eerste stappen naar een klantenbestand in Word (of Writer van OpenOffice). De reden hiervoor is dat Word echt wel heel gemakkelijk is om mee te werken.

Of beter gezegd: het is gemakkelijk omdat je als starter vertrouwd bent met deze software.

Voordeel van een klantenbestand in Word

#1 Vertrouwdheid

Het enige voordeel om een klantenbestand met Word aan te maken is dat het een gekend programma is. Iedereen heeft er ooit al wel mee gewerkt. Je hoeft dus geen tijd te verliezen om uit te zoeken hoe je aan de slag kan gaan.

Nadelen van een klantenbestand in Word

Software is één kant van de zaak. Een ander belangrijk aspect is de inhoud die je in het programma wil verwerken. Een klanten database bestaat uit een aantal vaste gegevens die steeds terugkomen: Naam, adres, telefoonnummer,...

#1 Onhandig

# 1 In Word kan je deze gegevens wel elke keer kopiëren en plakken. En vervolgens invullen of aanpassen per klant. Maar echt handig is dat niet. Als je Word wil gebruiken om je klantgegevens bij te houden, zal je heel snel een chaotisch en onnodig lang document hebben.

#2 Lastig om uit te breiden met info

Wil je dan later ook nog eens bijvoorbeeld het e-mail adres van je klanten toevoegen, dan moet je dat bij elke klant nog eens apart toevoegen. Tijdverlies dus.

#3 Onoverzichtelijke lay-out

Werken met tabellen in Word zou een betere aanpak kunnen zijn. Maar ook hier loop je al snel op tegen lay-out problemen die je heel eenvoudig kan vermijden door een ander programma te gebruiken.

#4 Ordenen en zoeken: een hel

Natuurlijk wil je je gegevens later snel en eenvoudig terugvinden. De ingebouwde zoekfunctie van Word kan wel helpen. Maar wat als je je lijst wil ordenen? Of gegevens van een aantal klanten wil opzoeken? Of tweemaal een Jansens in je contactpersonen hebt?

Conclusie: Word als klantenbestand

Begin er niet aan. Of schakel NU over naar een veel beter alternatief. Excel bijvoorbeeld?

Excel als klantenbestand

Zelfstandigen en bedrijven die beginnen met Word om de gegevens van klanten bij te houden, schakelen omwille van alle bovenstaande nadelen gewoonlijk snel over naar Excel.

Excel lijkt de meest logische stap omdat dit programma ook goed gekend is. En heel wat meer mogelijkheden biedt dan een tekstverwerkingsprogramma. Laat ons dit even nader bekijken...

Voordelen van een klantenbestand in Excel

#1 Overzichtelijke lay-out

De kolommen en rijen van rekenbladen (Excel van MsOffice, Calc van OpenOffice) zijn niet enkel handig om berekeningen mee te maken, maar ook om je data heel overzichtelijk te ordenen. Een rij toevoegen, aanpassen, of verwijderen is voor velen kinderspel.

#2 Eenvoudig te ordenen

Bovendien kan je ingebouwde filters gebruiken in de eerste rij om de gegevens van je klanten snel te ordenen. Per postcode, of alfabetisch op bedrijfsnaam bijvoorbeeld.

#3 Nieuwe velden toevoegen is gemakkelijk

Een laatste voordeel van rekenbladen is dat je op elk ogenblik nieuwe velden kan aanmaken. Beslis je op een bepaald ogenblik dat je ook de verjaardag van je klanten wil bewaren? Dan kan je hier gemakkelijk een kolom voor aanmaken.

Nadelen van een klantenbestand in Excel

#1 Je moet je computer bij je hebben

Het grootste nadeel ligt in het feit dat het bestand op je computer staat. Zelfs een laptop kan je onmogelijk overal met je meenemen.

#2 Computer crash? Klantenbestand weg

Een tweede nadeel van Excel is hier rechtstreeks aan verbonden. Als je laptop of computer crasht, of gestolen wordt, ben je plots al je gegevens kwijt. Het is dan ook verstandig om regelmatig een back-up te maken van al je bestanden (niet enkel je klantenbestand). En deze back-up ergens op een veilige plaats te bewaren. Maar wie doet dat in de praktijk behalve zij die al eens al hun gegevens hebben kwijtgeraakt?

#3 Welke versie was nu de juiste?

Bestanden die op een computer bewaard worden, hebben overigens nog een nadeel. Wil je deze met je collega’s delen, dan moet je het bestand telkens heen-en-weer mailen. Als je collega’s het bestand dan ook moeten kunnen aanvullen, dan loopt het al snel fout. Wie had ook al weer de laatste versie met alle correcte gegevens?

#4 Beperkte zoekfunctie

De ingebouwde zoekfunctie van rekenbladen is hetzelfde als bij Word. Handig tot op bepaalde hoogte. Je moet namelijk de naam van je klant juist spellen, of het adres uit je hoofd kennen om de juiste info te vinden.

Conclusie: Excel voor je klantenbestand gebruiken?

Excel is zeker een betere optie dan Word. Maar omdat je zulke bestanden op een computer bewaart, ben je nog steeds gebonden aan je computer. Misschien dan toch maar je klantenbestand in de cloud zetten?

Klantenbestand in de cloud bewaren

Rekening houdend met de bovenstaande nadelen, kan je ook overwegen om Excel in de cloud zetten. Hier heb je keuze zat en de meest populaire programma’s kan je bovendien gratis gebruiken tot een aantal gigabytes. We onderscheiden hier twee mogelijkheden:

• pure opslagruimte

• online rekenbladen

Je Excel klantenbestand in de cloud bewaren

Je kan je (Excel) klantenbestand op Dropbox bewaren.

Voordeel van een online opslagruimte voor je klantenbestand

#1 Overal toegang

Met Dropbox heb je overal waar je een internetverbinding hebt toegang tot je document.

#2 Automatische synchronisatie

Bovendien kan je bestanden op Dropbox automatisch met bestanden op je computer laten synchroniseren. Wijzig je iets op je klantenbestand op je computer, dan bewaart Dropbox deze wijzigingen in de cloud.

Nadelen van Dropbox

#1 Enkel opslagruimte

Een nadeel is wel dat je nog steeds Excel en Word zelf op je toestel moet hebben geïnstalleerd om je klantenbestand te kunnen openen en/of aan te passen.

Conclusie: to dropbox or not to dropbox?

Ja, om je bestanden te bewaren.
Neen. Om je klantenbestand te maken en te beheren zijn er betere oplossingen in de cloud.

Google Docs en One Drive

Voordeel van online rekenbladen

Google Docs en One Drive van Microsoft hebben allebei kant-en-klare programma’s waarmee je je bestanden rechtstreeks in de cloud kan aanpassen. Dit is dan ook een beter alternatief dan Dropbox.

Het lijkt dan ook verleidelijk om voor deze opties te kiezen, maar ook daar is een nadeel aan verbonden.

Nadeel van online rekenbladen

Je online klantenbestand is een document dat je overal kan bekijken bewerken. Maar uiteindelijk verlies je toch heel veel tijd omdat je al je gegevens telkens van dat bestand moet kopiëren en plakken in die documenten waarin je deze gegevens werkelijk nodig hebt. Je offertes of facturen bijvoorbeeld.

Klantenbestand in een Access database

Access is een programma waarmee je zelf allerhande databases kan maken. Een verleidelijke optie dus om je klantendatabase zelf ineen te knutselen.

Voordeel van je klantenbestand in Access

#1 Veel mogelijkheden

Een Access database biedt tot op bepaalde hoogte veel meer mogelijkheden dan (online of offline) rekenbladen.

Nadelen van je klantenbestand in Access

#1 Ingewikkeld

De grootste reden waarom Access minder populair is, is omdat het veel minder intuïtief is dan Excel, of Google Drive. Je moet over redelijk wat tijd beschikken om Access te doorgronden.

Ben je gek op termen als relationele database, primary key en search queries, dan is Access waarschijnlijk wel iets voor jou.

#2 Op je computer, dus niet altijd bereikbaar

Access databases als klantenbestand heeft overigens hetzelfde nadeel als Word en Excel. Je moet dit op je computer aanmaken. Computer weg, klantenbestand weg. Wil je echt voor Access gaan, schakel je best Dropbox in. Of bekijk je de volgende optie.

Conclusie: Access dan voor je klantenbestand?

Als je houdt van een programmeer uitdaging, veel tijd hebt en je echt heel specifieke noden hebt, valt het te overwegen. In het andere geval kan je best kiezen voor een bestaande online oplossing.

Online klantenbestand software

Een online klantenbestand programma zoals CoManage combineert een aantal voordelen van de vorige opties. En voegt daar nog een paar sterke troeven aan toe.

Voordelen van CoManage als klantenbestand programma

#1 In de cloud

Net als Google Drive en One Drive, werkt CoManage rechtstreeks in de cloud. Je hoeft geen software te installeren en kan je klantenbestand dus rechtstreeks raadplegen en bijwerken.

#2 Automatische back-up en veilig

Je gegevens worden veilig bewaard en zijn beschermd tegen ongewenste indringers.
Dagelijks nemen we een back-up van je klantengegevens. Wakker liggen van een computer crash hoort er dus niet meer bij.

#3 Handige zoekfunctie

De gegevens van een bepaalde klant kan je in een fractie van een seconde opzoeken en ophalen.

#4 Gekoppeld aan je offertes en facturen

Je CoManage klantenbestand is volledig gekoppeld aan je facturatie en offertes. Hierdoor kan je met enkele klikken de meest actuele data van je klant opnemen in je commerciële bedrijfsdocumenten. Dit houdt niet enkel tijdwinst in, maar vermindert ook aanzienlijk de kans op fouten. Geen gedoe met copy/paste.

#5 Eenvoudige import en export

Heb je een klantenbestand in Excel? Dan kan je dit met een paar klikken importeren in CoManage.

En heb je graag een back-up voor je Dropbox account? Dan kan je deze gegevens ook heel eenvoudig downloaden als Excel bestand.

#6 Altijd mee onderweg met de CoManage app

Losse contacten toevoegen gaat ook erg gemakkelijk. Dit kan zelfs via de CoManage app wanneer je aan tafel zit bij een klant. Zo heb je geen fysieke klantenfiches meer nodig.
Ben je als zelfstandige nog op zoek naar nieuwe klanten? Via het platform Opdrachten.be vind jij jouw volgende opdracht.

Nadelen van CoManage als klantenbestand programma

Gebruik jij CoManage al en ondervind je nadelen? Laat ze ons weten via onze chatbox. Wij doen zoals altijd het nodige om een gepaste oplossing te vinden die aan jouw noden voldoet.

Kwalitatieve tool en zeer goede customer service

De tool op zich is kwalitatief, logisch en gebruiksvriendelijk. Klantenservice is top, telkens ontvang je snel een antwoord op je vraag en ben je op een efficiënte manier verdergeholpen. Zeker een aanrader!

–  Judy Lee

Bekijk hier een filmpje hoe het in CoManage in zijn werk gaat: