Offerte Verzenden: 5 manieren om je offerte op te sturen

De manieren om een offerte te versturen:

• #0 Geen offerte verzenden

• #1 Een offerte gewoon op mail zetten

• #2 Je offerte als PDF bijlage verzenden

• #3 Terug in de tijd: je offerte met de post verzenden

• #4 De toekomst: Een offerte webpagina

• #5 Terug in de tijd: Je offerte persoonlijk overhandigen

#0 Geen offerte verzenden

Geen offerte sturen klinkt voor veel ondernemers waarschijnlijk niet als een echte optie. Toch is het in sommige situaties een mogelijkheid die werkt en wel degelijk resultaat oplevert.

Het opstellen en bezorgen van een offerte kan je probleemloos overslaan wanneer je beschikt over:

• Een webshop waar de prijzen sowieso vermeld zijn.

• Een gewone website waarop je prijzen voor jouw diensten, of producten, vermeld zijn.

• Een gedrukte catalogus of brochure met prijzen die je aan je klanten kan bezorgen.

In al deze gevallen fungeert je online, of offline catalogus, eigenlijk zelf als offerte. Jouw klant ziet de prijs en heeft eigenlijk geen gepersonaliseerd aanbod van jou nodig.

Nadelen van geen offerte sturen

• Geen offertes hoeven versturen is het exclusieve voorrecht van bepaalde types van ondernemingen. Vooral (on- en offline) winkels die producten aanbieden aan particulieren, sturen geen offertes. Voor B2B en dienstverlenende bedrijven zijn offertes daarentegen meestal een must.

• Werk je met een catalogus of een prijslijst? Dan moet jouw klant zelf de (sub)totaalprijs berekenen. En dat kost moeite of leidt snel tot misverstanden. De kans om opdrachten mis te lopen wanneer je geen offerte stuurt, neemt in dat geval vaak toe.

• Kortingen toekennen is ook moeilijker in een standaard brochure of prijslijst. Soms wil je dat immers enkel voor je trouwe klanten doen. In dat geval is een offerte een handig document.

• Wanneer je geen offertes stuurt, mis je veel kansen om jouw kwaliteit en meerwaarde aan te prijzen. Prijzen zijn nu eenmaal maar... prijzen. Tijdens een verkoopgesprek heb je meer kans op overtuigen. In je offerte zet je jouw sterktes nog eens op een rijtje. En ook bij de opvolging van je offertes, laat je niet na om jouw voordelen te benadrukken.

• Als je geen offertes opstelt, heb je geen overzicht van kansen, gemiste kansen, geslaagde kansen. Dit speelt in jouw nadeel omdat je zomaar wat in het wilde weg onderneemt.

Voordeel van geen offerte te sturen

• Je verliest jouw tijd niet met administratie en de gebruikelijke frustraties.

Maar klopt dat wel?
Win je echt tijd door geen offertes te maken?

Soms wel. Soms niet.

Wanneer hoef je geen offertes te bezorgen?

Geen offerte bezorgen en toch succesvol zakendoen is perfect mogelijk. Voor winkels en online shops is dit zelfs de normale manier van handelen. Maar ook als je producten met een vaste prijs via een catalogus verkoopt ligt niemand wakker van een offerte.

In alle andere gevallen loont het wel de moeite om jouw prijs aan je klant te laten weten. Hoe je dat best doet, hangt af van de situatie...

#1 Een offerte gewoon op mail zetten

Een heel snelle optie is om je offerte gewoon in je e-mail te zetten en niet als aparte PDF-bijlage bij je mail.

Simpel. Snel. En met één groot voordeel.

Voordeel van je offerte per mail verzenden

• Zo'n offerte is razendsnel opgesteld én verzonden.

Je wint met een e-mail tijd aan de opmaak van je offerte. Maar in de plaats krijg je er de volgende nadelen bij:

Nadelen van je offerte als e-mail te verzenden

• Tenzij je jouw prijzen uit het hoofd kent, moet je deze telkens toch ergens opzoeken.

• Ook het risico op fouten blijft in deze aanpak bestaan. Typisch wanneer je de snelheid van e-mail wil combineren met zelf berekeningen doen, zoals bijvoorbeeld van subtotalen.

• De tijd die je wint met het maken van zo’n offerte, verlies je naderhand met het doorzoeken van je e-mails naar dat ene bericht waarin je jouw prijs had vermeld.

• Een offerte die je gewoon als mail stuurt, oogt weinig professioneel. De ontvanger kan het opvatten als "Die wil nu al niet veel tijd aan mij besteden, dat belooft". Anderzijds: deze 5 e-mail templates om je verkoop te boosten, werken wel. En in CoManage kan je nu gebruik maken van een een integratie met Chat-GPT om je helpen met jouw e-mail teksten.

• Omdat alles zo snel gaat, vergeet je in e-mails gegarandeerd om bepaalde belangrijke elementen op te nemen. Een vervaldatum van je offerte bijvoorbeeld.

En toch zijn er situaties waarin deze aanpak werkt. Voor nieuwe klanten is dit zeker niet de aangewezen manier. Wanneer dan wel?

Wanneer je offerte gewoon als mail versturen?

Voor bestaande en trouwe klanten kan dit wél werken. Ze kennen je producten en/of dienstverlening al. Veel uitleg hoeven ze dus niet. Op het ogenblik van de offerte aanvraag, zijn deze klanten meestal enkel in de prijs geïnteresseerd. Eventuele extra uitleg kan je snel in je e-mail zetten.

#2 Je offerte als PDF bijlage verzenden

Dit is tegenwoordig heel gebruikelijk. Een offerte met mooie opmaak, duidelijke prijzen en voorwaarden als PDF bezorgen aan je klant.

Meer en meer ondernemers zijn zich bewust van de voordelen van digitale offertes.

Voordelen van je offertes als PDF te verzenden

• De klant ontvangt zijn offerte snel, rechtstreeks in de mailbox

• Mocht de klant dat willen, dan kan hij een PDF makkelijk uitprinten

• De opmaak ziet er veel professioneler uit dan een gewone e-mail

• Je offerte verzenden als bijlage bij een e-mail kost niet meer moeite dan een paar klikken

• En is de offerte goedgekeurd, dan zet je deze met een klik om in een factuur

Nadeel van je offertes als PDF te verzenden

• Het is de meest gebruikelijke manier om een offerte te bezorgen. Of anders gezegd: het minst origineel. Mensen zijn eraan gewend.

Toch maar verzenden als PDF?

Doen zoals de meeste ondernemers is veilig. Er is niets mis met een offerte als PDF verzenden. Maar soms moet je het anders aanpakken om jouw succes te vergroten.

Wil je echter net een tikkeltje extra positieve aandacht, dan kan je ofwel een stapje:

• terug in de tijd zetten

• vooruit in de tijd zetten

• in de wereld zetten

Te cryptisch? Lees dan zeker verder.

#3 Terug in de tijd: je offerte met de post verzenden

In deze tijden waar zoveel mogelijk digitaal verloopt, kan je makkelijk een witte raaf worden. Het enige wat je hiervoor hoeft te doen, is een stapje terugzetten in de tijd.

Door terug te vallen op ‘ouderwetse’ manieren van communicatie, kan je heel gemakkelijk positief uit de band springen. Stuur de volgende keer eens je offerte via de post. Je offerte uitprinten in CoManage is zeer eenvoudig.

Voordelen van offertes per brief te sturen

• Je offerte zal gegarandeerd opvallen. Brieven zijn vandaag een uitzondering geworden. Mails daarentegen overspoelen ons. Daarom krijgen ze veel minder aandacht dan een verstuurde brief.

• Je klant heeft een document in handen. Onderschat dit voordeel niet. In tegenstelling tot een digitale offerte die makkelijk te archiveren en vergeten is, is een brief die je in handen hebt mentaal gezien moeilijker te negeren. Het document gaat minstens een paar maal door de handen van de ontvanger. En je offerte blijft hierdoor langer dan gewoonlijk in de aandachtszone.

Nadelen van offerte via de post

• Het kost je net iets meer moeite. Je moet de offerte namelijk ook printen (met één knop) en posten.

• De prijs is ook iets duurder. Nu ja, wat heet duurder? Uiteindelijk betaal je een heel kleine meerkost voor een enveloppe en een postzegel.

• De kans bestaat dat je offerte niet bezorgd wordt, of op het verkeerde adres. Maar ook dat risico loop je met e-mails. Soms komen deze gewoon in de spamfolder terecht. In tegenstelling tot een herinneringsfactuur, is het niet raadzaam om je offerte aangetekend te versturen. De ontvanger zal hier namelijk niet echt mee opgezet zijn. Aangetekende brieven zijn gewoonlijk de voorbode van slecht nieuws. Niet doen dus.

Offerte per post: het proberen waard

Wil je jouw offerte extra aandacht laten krijgen? Verzend deze dan gewoon per post. Het verrassingseffect aan de zijde van de ontvanger kan enkel in jouw voordeel werken.

#4 De toekomst: Een offerte webpagina

Een PDF is goed. Maar wil je jouw klant digitaal verrassen? Stuur dan een persoonlijke offerte webpagina naar jouw klant.

Nadelen van een offerte als webpagina

• Als je telkens zelf een webpagina moet aanmaken voor een offerte, kan dat jou veel tijd kosten.

Maar wie zegt dat je dat zelf moet doen? Als je CoManage gebruikt, hoef je zelf geen extra moeite te doen.

Voordelen van een offerte als webpagina sturen

• Je stuurt een PDF offerte + een link naar jouw offerte pagina met één knop.

• Met dit soort offertes verras je en geef je een heel moderne en professionele indruk

• Het kost jou geen extra moeite om de pagina aan te maken

• Je ziet wanneer jouw klant je offerte pagina geopend heeft

Een digitale offerte pagina oogt goed en neemt de onzekerheid weg of je klant de offerte gekregen en bekeken heeft, of niet.

#5 Terug in de tijd: Je offerte persoonlijk overhandigen

Geen digitale verzending, geen postzegel, maar een bezoek aan je klant om je offerte persoonlijk te overhandigen. Het is de ultieme persoonlijke manier om je offerte te bezorgen.

Voordelen van het persoonlijk overhandigen van je offerte

• Persoonlijker dan dit kan niet. Je maakt extra tijd vrij voor je klant en geeft deze zo werkelijk de maximale aandacht.

• Tijdens de bespreking van de offerte, kan je meteen inspelen op eventuele vragen en onduidelijkheden. De directe toelichting kan enkel in je voordeel werken.

• De kans is enorm groot dat je na het gesprek het antwoord op je aanbod meteen weet. Zelden zal je een “neen” als antwoord krijgen. En mocht je klant de beslissing nog niet meteen nemen, dan voel je meteen waar de twijfels vandaan komen. Je offerte bijsturen is in dat geval met CoManage ook kinderspel.

Nadelen van offertes persoonlijk te overhandigen

• Het verrassingseffect zal minder groot zijn dan wanneer je jouw offerte via de post stuurt. Tenzij je bij je klant onverwacht kan langsgaan, zal je namelijk steeds een afspraak moeten maken. Het laatste wat je wil is dat je na je verplaatsing op een slecht gelegen ogenblik aankomt. Of dat je klant helemaal niet ter plaatse is.

• Deze aanpak kost tijd. Het is waarschijnlijk niet mogelijk om dit voor al je offertes te gaan doen. Zeker voor offertes waar het bedrag, of je winstmarge lager ligt, is het persoonlijk overhandigen niet de beste keuze.

Bij zakendoen werkt een persoonlijke aanpak nog steeds het beste. Er zijn gelukkig veel verschillende manieren om klanten persoonlijke aandacht te geven. Het overhandigen tijdens een gesprek is maar één manier. Maar ongetwijfeld de beste voor grotere opdrachten of bestellingen.

Conclusie: de beste manier om jouw offerte te sturen?

Geen van de 5+0 bovenstaande manieren om offertes bij je klant te krijgen is op zich beter dan de andere.

Veel hangt namelijk af van jouw type onderneming en de manier waarop je zaken doet. Wie je klanten zijn. Welke diensten of producten je verkoopt

Een combinatie van verschillende manieren van verzenden is in de praktijk perfect mogelijk. Probeer zelf wat het beste werkt.

Maar vergeet zeker niet om het overzicht te behouden en jouw offertes op te volgen.

Snel offertes maken, verzenden en opvolgen?