Eenvoudige urenregistratie en -administratie voor freelancers 

Wat komt in dit artikel aan bod?

1. Uurtje factuurtje, of factureren op uurbasis, heeft voordelen voor freelancers én opdrachtgevers. 

2. Urenadministratie houdt meer in dan je factureerbare uren registreren. 

3. Alle freelancers hebben er baat bij om hun werktijd te noteren en te analyseren.

4. Urenregistratie kan eenvoudig zijn, zoals je zal zien met een voorbeeld.

5. Een goede tool voor urenregistratie vereenvoudigt heel jouw administratie. 

Het uurtje factuurtje verdienmodel

Van de veel mogelijke verdienmodellen is uurtje factuurtje het populairst voor freelancers. Als freelancer bied je een bepaalde skill, of knowhow aan organisaties aan tegen betaling van een uurtarief. 

Hoe meer uren je werkt, hoe meer je verdient. 

Werken in regie is een doorzichtig verdienmodel en daarom werkt het ook goed voor beide partijen.

Voordelen van werken aan uurtarief als freelancer

Werken aan uurtarief biedt je als freelancer een aantal voordelen.

1. Je hoeft geen ingewikkelde berekeningen te doen om een offerte op te stellen. Bepaal je uurtarief en vermenigvuldig het met de gepresteerde uren voor een klant.

2. Als je ingehuurd wordt voor een langere periode, zijn je inkomsten voorspelbaar. Zekerheid is voor freelancers geen overbodige luxe.

3. Voor kleinere opdrachten kan je een forfaitair bedrag aanrekenen. Je hoeft echt niet elke seconde uit te tellen.

4. Je kan je uurtarief makkelijk aanpassen aan je klant, het type van opdracht, of de periode waarvoor je ingehuurd wordt. Een uurtarief geeft je met andere woorden heel wat flexibiliteit.

Uurtje factuurtje werkt omdat het voor beide partijen voordelen biedt

Voordelen van inhuren van een freelancer aan uurtarief

Voor bedrijven, overheden of organisaties die een beroep doen op freelancers, is het uurtje factuurtje model ideaal. 

1. Personeel wordt op die manier ook verloond. Dit vereenvoudigt de administratie als opdrachtgever. Je kan bijvoorbeeld facturen van freelancers betalen op de dag dat je je personeel hun loon stort. 

2. In tegenstelling tot je personeelskosten, betaal je een freelancer enkel voor de gepresteerde uren. Verplaatsingskosten en onkosten kunnen er bovenop komen, maar vakantiedagen, sociale zekerheid enzovoort vallen onder de verantwoordelijkheid van de freelancer zelf. 

3. Je kan je budget gemakkelijk onder controle houden. Je weet op voorhand hoeveel je een freelancer moet betalen voor een bepaalde periode.

4. Het uurtarief is een eenvoudige manier om freelancers met elkaar te vergelijken. Natuurlijk zegt de prijs niet alles over de kwaliteit die je in ruil krijgt. Maar als er twee even sterke kandidaten zijn, kan het uurtarief wel een bepalende factor zijn om een freelancer te kiezen. 

Belang van urenadministratie voor freelancers

Urenadministratie houdt in dat je accuraat bijhoudt hoeveel uren je werkt. Als freelancer houdt dat ook alle uren in die je besteedt aan je zaak en niet aan je klanten.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• Uitbouwen en onderhouden van je netwerk. 

• Je personal branding op sociale media uitwerken.

• Communicatie met je klanten (e-mails, online meetings, afspraken ter plaatse, telefoongesprekken…)

• Administratie zoals offertes en facturen opstellen en opvolgen.

• Boekhouding zoals btw aangiften, belastingaangiften voor je zaak.

• Opleidingen volgen of zelfstudie om nog beter in je vakgebied te worden.

Het zijn allemaal zaken en taken die nu eenmaal horen bij het boeiende leven van een freelancer. Maar dat houdt natuurlijk niet in dat je alle extra taken met evenveel zin doet als je eigenlijke job.

Als je ook al deze uren bijhoudt in je administratie, heeft dit wel enkele voordelen voor jou. 

1. Totaaloverzicht van al je werkuren

Je feitelijke werkuren bestaat uit de optelsom van je factureerbare en niet-factureerbare uren. Deze worden ook vaak directe en indirecte uren genoemd. 

Een werkweek van 50 uur kan bijvoorbeeld bestaan uit: 

• 10 factureerbare/directe uren 

• 40 niet-factureerbare/indirecte uren

Natuurlijk heb je het liever omgekeerd. Hoe meer uren je kan factureren, hoe beter. 

Maar hoeveel je nu echt werkt, kan je enkel objectief te weten te komen als je al je uren bijhoudt die je aan jouw zaak besteedt. 

2. Realistische kijk op je werktijd

Wanneer je actief bezig bent met een taak die je niet graag doet, lijkt het alsof de tijd stopt. Het omgekeerde geldt ook. 

Als je plezier aan je job beleeft, vliegt de tijd voorbij. 

Tijdsbeleving, of perceptie van tijd, bepaalt hoe je je voelt op het einde van de dag. 

Uitgeput of energiek. 

Dit gevoel kan je gemakkelijk veranderen in jouw voordeel. Dankzij een nauwkeurige urenregistratie heb je namelijk een realistische kijk op hoe jouw werkdag, of -week er echt uitzag.

De 10 uren die je dacht dat je verloren had aan administratie, waren in werkelijkheid misschien slechts 3 uren.

En mocht dat toch niet het geval zijn, dan biedt urenregistratie nog een voordeel...

3. Efficiënt je werktijd beheren

Als je jouw uren netjes bijhoudt, kan je op het einde van de week, of maand een evaluatie houden over jouw efficiëntie. 

Je weet op dat ogenblik: 

• Hoeveel tijd je exact aan welke taken hebt besteed.

• Hoeveel geld je hebt verdiend. 

Als dan blijkt dat je heel hard moet “werken” en weinig verdient, moet er een alarmbelletje afgaan. 

1. Bekijk grondig de lijst van je niet-factureerbare werkuren. 

2. Stel jezelf dan de vraag of je bepaalde taken niet kan uitbesteden. De boekhouding bijvoorbeeld. Je betaalt hiervoor, maar in ruil heb je meer tijd voor je klanten, of jezelf.

3. Reserveer vaste tijdsblokken in je agenda. Als je taken in bulk afhandelt, verloopt alles sneller omdat je in een bepaald ritme raakt.  

4. Je freelance uurtarief correct bepalen en bewaken

Het laatste voordeel van urenregistratie als freelancer is dat je ook de zekerheid hebt, dat je zelf jouw uurtarief respecteert. 

Op papier kan je een tarief aanrekenen van 50 euro per uur. 

Zonder urenregistratie kan het in de praktijk heel wat minder zijn. Een aanpassing hier, een kleine wijziging daar. 

Alle minuten opgeteld maken een groot verschil. Zowel voor je werktijd als voor je inkomsten. 

Uurtarief is niet je enige optie als freelancer

Niet alle freelancers kiezen om te werken aan een uurtarief. Voor alle duidelijkheid: dagtarief en weektarief vallen hier ook onder.

Het is het perfect mogelijk dat je als freelancer een combinatie aanbiedt van uurtje factuurtje en andere prijsafspraken.

Laten we dit even toelichten met een aantal voorbeelden.

Voorbeeld inkomsten freelancer: uurtarief en vaste prijzen

Deze combinatie kom je vaak tegen onder freelancers uit de creatieve sector. 

• Je ontwerpt en ontwikkelt een website voor een klant aan een afgesproken prijs. Alle extra aanpassingen die de klant vraagt na de oplevering, kan je in regie aanbieden. 

• Als freelance programmeur werk je aan een marktconform uurtarief. Jouw ervaring bepaalt grotendeels hoeveel dat bedraagt. Daarnaast kan je met je klanten ook voor bepaalde taken een vast tarief afspreken. Het nemen van een back-up bijvoorbeeld is belangrijk. In de praktijk kan dat weinig tijd van jou vergen, of je kan het zelfs automatiseren. Maar anderzijds draag je ook een grote verantwoordelijkheid die je moeilijk in gepresteerde uren kan uitdrukken. 

Voorbeeld inkomsten freelancer: uurtarief en commissie

• Als freelance digital marketer zet je een paid advertising campagne op voor je klant. Dit doe je aan uurtarief omdat je op voorhand nog niet kan inschatten hoeveel keywords je moet targetten en hoeveel verschillende advertenties je uiteindelijk zal moeten opzetten. Als extra garantie voor je klant heb je ook een commissie afgesproken. Per klant die een aankoop doet dankzij jouw inzet, krijg je er een commissie bovenop.

Voorbeeld inkomsten freelancer: uurtarief en intellectuele rechten

• Als zelfstandig adviseur bestaat een groot deel van je werk uit onderzoek. Als ingenieur moet je bijvoorbeeld materiaalstudies uitvoeren. Het is bijna onmogelijk om op voorhand in te schatten hoeveel je hieraan zal besteden. Een uurtarief is in dit geval het meest faire verdienmodel. Maar wat als jouw input bovendien tot een volledig nieuw product leidt dat het gat in de markt vult? In zulke situaties kan je best met jouw klant een contract opstellen waardoor jij voor je intellectuele bijdragen aan een uitvinding niet eenmalig verdient. 

Als freelancer zijn er veel mogelijkheden om geld te verdienen. Hetzelfde geldt voor hoe je jouw tijd registreert. 

Dit hoeft echt niet ingewikkeld te zijn…

Urenregistratie voorbeeld

Om je een beter idee te geven van wat urenregistratie in de praktijk inhoudt, geven we je graag een voorbeeld.

Hierbij zijn een aantal aspecten van urenadministratie belangrijk voor jou als freelancer.

Periode van uitvoering van werken

Voor een duidelijk overzicht is het voor jou belangrijk dat dit opgesplitst is in

• Jaren

• Maanden

• Weken

• Dagen

• Uren, minuten, seconden

Is dat niet het geval, dan wordt het wel heel lastig om je prestaties te rapporteren en te factureren aan je klant. 

Indirecte en directe uren

Hoeveel uren heb je gewerkt voor je klant (direct, factureerbaar)? Hoeveel uren heb je gewerkt aan je zaak (indirect, niet-factureerbaar)?

Hierboven vermeldden we al dat het belangrijk is om beide soorten uren te registreren. Nog belangrijker voor jou is om ze regelmatig te analyseren.

Het is de enige manier om jouw werk-privéleven objectief in balans te houden. Je bewaakt hiermee jouw tijd en vermijdt ook dat je voortdurend beschikbaar bent voor je klanten. 

Je klanten 

Tenslotte is het ook belangrijk dat je een duidelijk overzicht hebt van voor welke klant je hoeveel uren hebt gewerkt.  

Wil je dat graag opgesplitst per taak, of project, is dat handig meegenomen. 

Urenadministratie mag voor een freelancer geen extra belasting worden. Je tijd als eenmanszaak is sowieso al beperkt. 

Gelukkig zijn er ook tools op de markt die jou hierbij een stevig duwtje in de rug geven. 

Urenregistratie tool voor freelancers

CoManage is een online tool waarmee je als freelancer gemakkelijk je uren kan registreren. Het programma is zo gebruiksvriendelijk en eenvoudig mogelijk gemaakt. Wil je toch meer details toevoegen? Dan kan dat. 

Als je begint te werken, start en stop je de ingebouwde timer met een klik. 

De uren worden geregistreerd voor de klant die je geselecteerd hebt. Ben je vergeten op de timer knop te drukken? Dan kan je de gepresteerde uren achteraf altijd handmatig wijzigen. 

Hadden we al vermeld dat je klanten in CoManage kan invoeren met hun btw-nummer? Alle andere bedrijfsgegevens laden we automatisch in voor jou.  

Alle prestaties staan netjes bij elkaar. Wil je een overzicht van je uurprestaties voor een bepaalde week? Dan hoef je enkel de juiste week te selecteren. 

Als de tijd is gekomen om je klant jouw uren te factureren, hoef je enkel op een knop te drukken.

Ja, zo eenvoudig kan het zijn. 

Je vult klantgegevens 1 maal in. 
Je registreert je uren.
Je factureert je klant.

En om het jou nog eenvoudiger te maken, heb je ook een overzicht van al je openstaande en betaalde facturen.