De Creditnota - Wat Moet Je Als Ondernemer Zeker Weten?

• Wat is een creditnota?

• Waarom is een creditnota noodzakelijk?

• Oorzaken van foutieve facturen

• Voorbeeld van een creditnota

• Wat moet er op een creditnota staan?

• Hoe kan je een creditnota maken?

Wat is een creditnota?

Een creditnota wordt ook wel negatieve factuur, of creditfactuur genoemd. De bedoeling van dit boekhoudkundige document is om foute facturen recht te zetten. 

 In tegenstelling tot een factuur is het vermelde bedrag negatief. 

Verderop leggen we je uit wat er precies op je creditnota moet staan, maar eerst geven we je graag een voorbeeld van wanneer je dit document moet opstellen. 

Als ondernemer herken je zeker deze situatie:

• Je maakt een factuur op voor vb. 97,- euro.

• Omdat je jouw factuur met Word hebt gemaakt, moest je de 21% btw zelf uitrekenen. Per vergissing heb je 21 euro aangerekend i.p.v. 20,37. Oeps. Wat nu? 

• Je maakt een creditnota aan om deze fout recht te zetten. Hiermee scheld je a.h.w. het bedrag van je foutieve factuur kwijt aan je klant. 

Het geld hoef je niet terug te storten aan je klant. De “transactie” gebeurt enkel op papier. 

Overigens hoef je een creditnota enkel op te stellen als je originele factuur boekhoudkundig verwerkt is door jou, of je klant. 

Zolang dat niet het geval is, kan je de factuur ook gewoon verwijderen, of corrigeren. 

Als je jouw facturatie met een programma zoals CoManage beheert, is dit laatste in een handomdraai gebeurd. 

Het verschil tussen een creditnota en een factuur

Facturen en creditnota’s zijn officiële boekhoudkundige documenten. Ze lijken op elkaar en houden allebei verband met jouw verkoop, maar het verschil zit hem in het volgende: 

• Met een factuur vraag je geld aan je klant. Met een creditnota laat je aan een klant weten dat hij/zij een bepaalde factuur niet moet betalen.

• Een factuur kan je op elk ogenblik aanmaken. Een creditnota daarentegen verwijst altijd naar een bepaalde factuur. Je kan ook zeggen dat ze aan elkaar gekoppeld zijn. 

• Dat houdt dus ook in dat je geen creditnota kan opstellen voor iets wat je niet eerst gefactureerd hebt. 

Om misverstanden te vermijden, staan we ook even stilstaan bij een andere boekhoudkundige term die nauw aan verwant is aan de creditnota.

Debetnota versus creditnota

Een debetnota is het tegengestelde van een creditnota. Ook hier gaat het over een rechtzetting van een oorspronkelijke factuur, maar ditmaal in het voordeel van de verkoper. 

Een debetnota opstellen kan nuttig zijn in dit soort situaties:

• Je hebt per ongeluk je klant te weinig aangerekend op je factuur.

• Je wil het hoofdstuk wanbetaling van je algemene voorwaarden toepassen en administratieve kosten aanrekenen. Deze kon je natuurlijk niet op je eerste factuur in rekening brengen. Met een debetnota kan je dit bedrag wel factureren. 

• Bij je originele factuur was het nog niet duidelijk hoeveel bijvoorbeeld het transport zou kosten. Deze kosten wil je toevoegen aan de factuur die je al hebt opgemaakt. Ook in dit geval kan je een debetnota opstellen. 

Debetnota’s zijn vooral interessant voor grote ondernemingen die honderden, of duizenden facturen per dag opstellen en een gedetailleerd overzicht nodig hebben per bestelling. 

Als kmo of freelancer kan je in zulke situaties gewoon een nieuwe factuur opstellen. 

Waarom is een creditnota noodzakelijk?

Een creditnota is een boekhoudkundig document. Het is de enige manier voor de overheid (btw-aangiften en belastingdiensten) om te controleren of jouw verkoop correct verloopt.

In dat opzicht werkt een creditnota in jouw voordeel als ondernemer:

• Het btw-bedrag op je facturen is niet voor jou bestemd, maar moet je betalen aan de btw-administratie. Zonder creditnota zou je twee facturen voor dezelfde opdracht of levering moeten opstellen. Met een creditnota laat je het btw-bedrag van je originele factuur gewoon vervallen. 

• Btw-diensten kunnen je beboeten voor fouten in je facturen, zelfs als je deze niet opzettelijk maakt. Met een creditnota zet je jouw foute factuur officieel recht en vermijd je administratieve boetes. 

Helaas kan je foutjes op facturen niet 100% vermijden…

Oorzaken van foutieve facturen

Al werk je met de beste facturatie software en verminder je zo de kans op fouten, het is altijd mogelijk dat ze er toch insluipen. 

• De maatschappelijke zetel van de klant is veranderd. 

• Je hebt uit je klantenbestand per ongeluk een verkeerde contactpersoon gekozen voor je factuur.

• Je hebt een verkeerd btw-percentage ingevuld op je factuur en de automatische berekening loopt dus ook fout. 

Als je factuur al verwerkt is in je boekhouding, zet je dit soort fouten recht met een creditnota. 

De vraag is dan: hoe moet die eruit zien? 

Voorbeeld van een creditnota

Je kan het voorbeeld van een creditnota downloaden door op de afbeelding te klikken. De gedetailleerde uitleg van wat er op een creditfactuur moet staan, lees je hieronder. Download onderstaand voorbeeld van de creditnota.

Wat moet er op een creditnota staan?

Een creditnota bevat (ongeveer) alle elementen die je op een factuur moet vermelden, maar daarnaast zijn er ook een paar bijzonderheden die je moet opnemen. 

1. Vermelding “creditnota” 

In plaats van “factuur” moet je duidelijk vermelden dat het document een “creditnota” is.

2. Nummering creditnota

Net zoals een factuur, moet een creditnota een nummer krijgen. Deze volgt gewoon de nummering van je facturen. 

3. Factuurnummer waarop de creditnota betrekking heeft 

Je moet duidelijk vermelden aan welke factuur jouw creditnota gekoppeld is. Gebruik hiervoor het nummer van de originele factuur. 

4. Factuurbedrag

Dit bedrag moet overeenkomen met het bedrag dat je op de originele factuur hebt vermeld. Het bedrag op een creditnota is altijd negatief. Je klant moet dit namelijk niet aan jou betalen en jij hoeft het niet aan je klant te storten. Je bent niet verplicht om er een min-teken voor te zetten, maar dit kan wel. Beide is correct.

5. Datum creditnota

Ook een creditnota datum moet je vermelden. Omdat je klant niet hoeft te betalen, is een vervaldatum zinloos. Deze laat je dus weg. 

6. Jouw bedrijfsgegevens

• Naam van je onderneming

• Adres van je maatschappelijke zetel

• Je btw-nummer

7. Gegevens van je klant

• Naam

• Adres

• Voor ondernemingen: het btw-nummer van je klant

Als je een creditnota opstelt, moet je op aardig wat details letten. 

Vergeet niet dat dit jouw kans is om een foutieve factuur recht te zetten. Het is daarom super belangrijk dat je op jouw creditnota geen fouten maakt. 

Gelukkig is dat in de praktijk niet zo moeilijk. 

Hoe kan je een creditnota maken?

Hoe je een creditnota maakt hangt vooral af van je facturatieprogramma. In CoManage bijvoorbeeld kan je een creditnota in 3 stappen aanmaken. 

Stap 1: Open de factuur waarvoor je de creditnota wil opstellen

Stap 2: Klik op “Acties” en kies “Crediteren”

Je creditnota is klaar. 

Stap 3: Verzend je creditnota

Je kan ofwel je creditnota downloaden en per e-mail verzenden, of rechtstreeks in CoManage. Vergeet zeker ook niet je creditnota aan je boekhouder te bezorgen.

Zo eenvoudig is het om een creditnota te maken. Eens je dit gedaan hebt, gebeurt het volgende automatisch:

• Het totaalbedrag van onbetaalde facturen wordt aangepast.

• Jouw volgende factuur krijgt een correct, opvolgend factuurnummer.

• Je creditnota kan je terugvinden in een apart, handig overzicht.