De perfecte pakbon maken, zonder moeite

Kort samengevat

• Een pakbon is niet hetzelfde als een verzendlabel. 

• Een voorbeeld van een pakbon toont snel wat je moet vermelden. 

• Pakbonnen bieden voordelen voor leveranciers en ontvangers. Het is dus de moeite waard om er aandacht aan te besteden. 

• Je kan best je pakbonnen op papier én digitaal bezorgen. 

• Het is eenvoudig om een pakbon te maken zonder je personeel of jezelf te overbelasten met extra administratie. 

Een pakbon is maar 1 van de vele documenten van bestelling tot bestemmeling

Wat is een pakbon eigenlijk?

Een pakbon is een geprint, of digitaal document, waarop de inhoud staat van een levering. Hierdoor kan de ontvanger bij ontvangst zien hoeveel stuks van een product het pakket bevat.  

Dit document hoort bij leveringen en daarom spreekt men ook wel van afleverbon, of leveringsbon. Verderop tonen we aan dat je dit ook voor andere doeleinden kan gebruiken. 

Omdat bij een levering vaak nog andere documenten gestuurd worden, heerst er soms wat verwarring. 

Net zoals jij, houden wij van duidelijkheid, dus laat ons alle misverstanden meteen van de kaart vegen. 

• Een pakbon is geen verzendlabel. Deze bevat, zoals een brief, enkel de naam en het adres van de verzender en ontvanger.

• Ook een factuur is geen pakbon. Op een factuur staan namelijk de prijs en nog een aantal belangrijke zaken. In de praktijk kan er een groot verschil zijn tussen wat de klant betaald en ontvangen heeft. Vandaar ook dat je een factuur niet als leveringsbon kan gebruiken. 

Laat ons even een voorbeeld bekijken.

Pakbon voorbeeld

Ook al heb je honderden pakbonnen in het echt gezien, waarschijnlijk heb je nooit stilgestaan bij de details. Het voorbeeld van een pakbon hieronder geeft je een duidelijk beeld. 

Hieronder geven we je iets meer uitleg over alle onderdelen die je best opneemt. 

Wat zet je best op een afleverbon? 

De bedoeling van pakbonnen is om zoveel mogelijk misverstanden, en mogelijke klachten, te vermijden. Dit kan je doen door een aantal zaken zeker te vermelden. 

#1 Pakbon

Vermeld duidelijk dat het document een pakbon is. 

#2 Bestelnummer

Zet altijd een uniek bestelnummer op je pakbon. Dat maakt het voor zowel jouw klant en jij als leverancier gemakkelijker om eventuele klachten sneller op te volgen. 

Voor bedrijven die goederen ontvangen, draagt een bestelnummer bij aan een vlotte administratieve verwerking. 

#3 Adres verzender

Sommige zakelijke klanten ontvangen honderden pakjes per dag. Maar ook consumenten weten graag van wie het pakketje komt. Daarnaast zijn bestellers soms niet thuis, of willen ze het pakket retourneren.  

Jouw adres als verzender vermelden, is dus zeker geen overbodige luxe.

#4 Adres ontvanger

Ook al gebruik je een verzendlabel, vermeld op je pakbon altijd het adres van de besteller. Zo verklein je de kans op leveringen aan een fout adres. Dat levert namelijk klachten op van klanten die hun bestelling niet, of te laat, ontvangen. 

#5 Omschrijving van de inhoud van de levering

Vermeld hier altijd 3 zaken.

1. Het product. Hoe specifieker je dat omschrijft, hoe minder kans op heibel. Dus i.p.v. “drukwerk” vermeld je beter “A4 glossy 4-kleurendruk brochures, 16 pagina’s recto-verso”. Of “Natural blend pebbles, 4 mm” i.p.v. “kiezelstenen”. 

2. De eenheid. Dit kan bijvoorbeeld stuks, liter, kg of zelfs ton zijn. 

3. Totale hoeveelheid stuks per product. 

Dit kan er op je pakbon dus zo uitzien. 

#6 Extra informatie

Een dankwoordje kan nooit kwaad. Of je kan ook vermelden dat het de klant zijn eindverantwoordelijkheid is om de inhoud van de bestelling bij de levering te controleren. 

Een pakbon is zoals een visitekaartje. Een extra kans om een goede indruk te maken. 

En dat is nog maar 1 van de vele voordelen…

Wat zijn de voordelen van een pakbon? 

Op het eerste gezicht lijkt het alsof een pakbon papier- of tijdverspilling is. Maar toch levert dat simpele document aardig wat voordelen voor beide partijen. 

Voordelen voor de leverancier

Veel hangt af van de omvang en manier van jouw logistieke organisatie, maar elke pakbon kan bijdragen aan een betere workflow binnen je bedrijf. 

1. Handige checklist. Voor een verzending de deur uitgaat, zijn er nog radertjes die aan het werk waren. Tussen bestelling en levering kan er van alles fout lopen. Een pakbon is handig om op voorhand te controleren of het pakket alle onderdelen, hoeveelheden en producten voor de klant bevat. 

2. Betere organisatie van je magazijn. Als je veel verzendingen klaar maakt, stapelen deze zich letterlijk op in je magazijn. Natuurlijk wil je niet elke doos of pakket nog eens openen om te zien wat er precies in zit. Met een pakbon aan de buitenkant bevestigd, hoeft dat ook niet. 

3. Bevestiging van levering. Met een goede en correcte pakbon vermijd je klachten en reduceer je het aantal retourzendingen (van verkeerd geleverde producten) naderhand. 

Pro tip: Met een programma als CoManage kan je zowel een pakbon als afleverbon downloaden voor een bestelling. Laat deze laatste ondertekenen bij de levering. Zo heb je meteen een bewijs in handen dat de klant alles op je pakbon heeft ontvangen. 

Voordelen voor de ontvanger

De voordelen van een pakbon voor de ontvanger zijn duidelijk. Deze kan snel controleren of alles in het pakket zit wat besteld is. En of het pakket op de juiste bestemming is geraakt. 

Als de besteller een bedrijf is, komt hier nog een voordeel bij. 

Leveringen van goederen gaan bij bedrijven vaak door een paar afdelingen en handen. Een pakbon helpt om het pakket sneller op de eindbestemming te krijgen zonder dat deze geopend hoeft te worden. 

In al deze situaties zijn we ervan uitgegaan dat de pakbon geprint was en ofwel aan de buitenkant van een pakket geplakt is, in de verpakking zit, of overhandigd wordt. 

Papier is niet de enige manier. 

Digitale pakbon of geprint?

Het is niet verboden om je pakbon zowel digitaal als op papier aan je klant te bezorgen. Als je beide doet, doe je jezelf en jouw klanten een groot plezier.

Papier gaat namelijk snel verloren. Een e-mail met in de bijlage een pakbon is makkelijker terug te vinden. 

Dat maakt het voor zakelijke klanten eenvoudiger om de levering administratief te verwerken. 

Snel een goede pakbon maken

Je kan verschillende programma’s gebruiken om pakbonnen te maken. Word en Excel, bijvoorbeeld, zijn zeker geschikt als je een paar bestellingen per jaar verzendt, of zelf levert. 

Zodra dit iets meer wordt, biedt een programma als CoManage een beter alternatief. 

Je kan er op verschillende manieren pakbonnen maken, zonder dat je je bezig moet houden met de layout of gegevens in te voeren en te controleren. 

Je eerste pakbon maken voor een bestelling

Als je een bestelling in CoManage hebt ingevoerd, kan je hier met 1 knop automatisch een pakbon als PDF van te maken. 

Een bestelling maken is overigens eenvoudig. Je kan zowel je producten, prijzen, als klantgegevens vanuit dezelfde tool laden. 

Kopie maken van een bestelling

Je kan een kopie maken van een bestelling en deze dan snel aanpassen. Op je pakbon staan dan meteen ook alle juiste gegevens. 

Een pakbon maken van een offerte

Tenzij je een webshop runt, heb je waarschijnlijk eerst een offerte gemaakt voor je klant een bestelling plaatste.

Hierop staat eigenlijk alles al wat op je pakbon moet komen. Maar er staat ook veel te veel informatie op die op het ogenblik van de levering niet relevant meer is. 

Met een knop zet je een offerte om in bestelling. 

En zo maak je dus snel een pak- of afleverbon met 1 knop. 

Er zijn nog voordelen van een programma zoals CoManage voor bedrijven die vaak, of af en toe, goederen leveren aan klanten. 

Een automatische aanpassing van je voorraad bij elke bestelling is er eentje van. 

De andere voordelen zal je, net als meer dan 1500 ondernemers, snel zelf ondervinden. 

Snel jouw professionele pakbonnen maken, begint met een klik op de knop hieronder…