Het perfecte projectplan maken in 7 stappen en met een template

Inhoudstafel

Wat is een projectplan eigenlijk?

Wat zijn de voordelen van een projectplan maken?

Welke stappen moet je zetten om een projectplan op te stellen?

Stap 1: Omschrijf het project

Stap 2: Som alle activiteiten op voor je project

Stap 3: Stel je team samen

Stap 4: Stel een projectplanning op

Stap 5: Breng de middelen in kaart

Stap 6: Definieer kwaliteit

Stap 7: Beschrijf de risico’s (en voorzorgsmaatregelen)

Projectplan template

Conclusie

Wat is een projectplan eigenlijk?

Een projectplan is een document dat je opstelt voor je aan de uitvoering van een project begint. In het plan staan het doel, wat er moet gebeuren en nodig is, wie er bij het project betrokken is, wanneer het af moet zijn en welke risico’s er zijn. 

Na het vooronderzoek, nadenken en overleggen met alle betrokkenen zet je alle details zwart-op-wit.  Zo stel je als het ware een handleiding samen om een project succesvol te doorlopen. 

Een projectplan maken is een mini-project op zich

Afhankelijk van de omvang en soort project kan zo’n blueprint er heel uitgebreid of bondig uitzien. 

Soms spreekt men van plan van aanpak. Maar in feite is dat maar een klein onderdeel van een projectplan. 

Wat zijn de voordelen van een projectplan?

De uiteindelijke bedoeling van een projectplan is om de uitvoering op voorhand goed te organiseren. Maar naast een vlotte organisatie, bieden projectplannen nog andere voordelen: 

• Sowieso doe je voor elk project een vooronderzoek. In plaats van dit in verschillende documenten, mails of zelfs in je hoofd op te slaan, kan je het beter samenvoegen in één document.  

• Als je vaak dezelfde soorten projecten uitvoert, kan je projectplannen hergebruiken. Vergeet dan natuurlijk niet om de details, zoals klantgegevens, aan te passen. 

• Een goed projectplan voorkomt misverstanden, frustraties en risico’s.

• Een projectplan maken is niet zo ingewikkeld. Als je de chronologische stappen volgt die we verderop beschrijven, is je plan snel klaar. 

Hoe dat magische plan om een projectplan te maken er uitziet, dat ontdek je hieronder… 

Welke stappen moet je zetten om een projectplan op te stellen? 

Om een succesvol projectplan te schrijven, moet je 7 stappen zetten. De volgorde waarin je dat doet is belangrijk omdat je voor elk onderdeel informatie uit een vorige stap nodig hebt. 

Stap 1: Omschrijf het project

De bedoeling van de eerste stap van een projectplan is om ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen weten waarover het project gaat en waarover het niet gaat. Met andere woorden: in de eerste plaats moet je jouw project definiëren. 

Voor je een project uitvoert, is het goed om te beseffen waaraan je begint

Hoe uitgebreider je definitie, hoe gemakkelijker het is om het hele project van in het begin onder controle te houden.

Kies een goede projectnaam 

Geef je project een naam en het wordt een levendig iets waar je team en klanten warm van worden. 

Voorbeelden van projectnamen

• Gebruik de projectnaam van de klant als deze er eentje bedacht heeft. Vb: “100 jaar viering bedrijf X”

• Je kan ook een zakelijke project titel gebruiken die voor iedereen duidelijk is. Vb: “Buitenzwembad, familie Jansen, Beveren”

• Of ga creatief te werk en geef je projectnaam een vleugje humor. Vb “Mission Possible”

Vermeld de opdrachtgever en uitvoerder

Dit is een vanzelfsprekend onderdeel voor je projectplan, maar we vermelden het zodat je het zeker niet vergeet. 

Pro Tip: In CoManage hoef je maar 1 maal de gegevens van klanten of leveranciers in te geven. Op de klantenfiche ziet je team dan bijvoorbeeld een overzicht van alle projecten voor eenzelfde opdrachtgever. 

Vermeld de deadline of duur van het project

Ligt de deadline nog niet vast? Vermeld in je projectplan dan ten minste het weeknummer, een maand of kwartaal waarin het project voltooid moet zijn. 

Omschrijf het doel van het project

Als het doel van het project vaag, of helemaal niet is omschreven, stapelen de problemen zich later op. 

Een goede beschrijving van een projectdoel is eenvoudiger met deze formule;

Met <project naam> willen we <doel> bereiken voor <doelgroep> binnen <tijdsperiode > met de volgende <meetbare resultaten> 

Als je dit invult, heb je een zogenaamd SMART doel voor je project opgesteld. Dat staat voor de afkorting:

• S: specifiek

• M: meetbaar

• A: aanvaardbaar 

• R: realistisch

• T: tijdgebonden

Met een beetje moeite ziet een vaag doel er snel duidelijker en aantrekkelijker uit voor alle betrokken partijen. 

Voorbeeld: SMART doel binnenhuis architectuur project: 

Typisch doel: 

“Doel: zolderkamer ombouwen tot speelkamer”

SMART doel: 

Met project “freedom for all” willen we voor de herfst de zolderkamer ombouwen tot een speelkamer waarin de 3 kinderen van het gezin Jansen elk een eigen hobby- en speelhoek hebben. Hierdoor zullen mama en papa ongestoord 2 uur per weekend kunnen werken en de kinderen zullen leren om hun speelgoed zelf op te bergen als ze gedaan hebben met spelen. 

Je kan eventueel het hoofddoel gedetailleerd beschrijven in een apart onderdeel van je projectplan. 

Som de voordelen van het project op

Zet je de voordelen van het project extra in de kijker? Dan weten zowel de opdrachtgever, de projectmanager als het team waarnaar ze moeten streven. 

Voorbeeld resultaat web project

Als we de WooCommerce webshop koppelen aan facturatie software levert dat een aantal voordelen op:

• de administratieve afdeling zal 5 uur per week tijd winnen 

• de verkoopfacturen van de webshop voldoen meteen aan de aankomende e-invoicing vereisten.

• een programma dat bestaat, werkt zoals het hoort, getest is en onderhouden wordt, is goedkoper dan het zelf te ontwikkelen

Bepaal de scope of omvang

Projecten die ontstaan uit een droom of een wens ontsporen snel. Door in het projectplan te beschrijven wat wel en niet inbegrepen is - ook wel scope genoemd - behoud je de controle.

Voorbeeld omvang tuinontwerp project

Wel inbegrepen: 

• 2D project schets

• Advies ideale beplanting

• Ontwerp rekening houdend met het vooropgestelde budget

Niet inbegrepen:

• 3D voorstelling van het tuinontwerp (wel mogelijk mits meerkost)

• Uitvoering van tuinaanleg

Wanneer je project duidelijk gedefinieerd is, is het tijd voor de volgende stap. 

Stap 2: Som alle activiteiten op voor je project

In deze stap onderzoek je welke acties of stappen je moet ondernemen om het project te verwezenlijken. 

De top van de Himalaya bereik je stap voor stap. Hetzelfde geldt voor projecten

Deel je project op in fasen en subfasen

Eerst leg je de belangrijkste fasen van het project vast. We geven een vereenvoudigd voorbeeld, maar dat maakt meteen veel duidelijk. 

Voorbeeld fasen bouwproject

Een huis bouwen begint niet bij het dak. In het algemeen kan je stellen dat er 5 grote fasen zijn. Deze verlopen in een vaste volgorde:

• Ontwerpfase

• Vergunning aanvragen

• Bouwfase

• Afwerkingsfase

• Opleveringsfase

Elke fase van het project kan je verder onderverdelen. 

De ontwerpfase bijvoorbeeld kan bestaan uit de volgende stappen :

• Eisen in kaart brengen

• Schetsen

• Voorlopig ontwerp

• Definitief ontwerp

• Technische tekeningen

Ook al ken je als ondernemer de fasen en taken om een project uit te voeren uit het hoofd, dat is niet het geval voor je opdrachtgevers. Neem ze zeker op in je projectplan.

Als je een projectmanagement tool gebruikt, is dat niet nodig.  

Leg mijlpalen van je project vast

Mijlpalen van een project zijn belangrijke stappen. Je kan ze ook beschouwen als tussendoelen die je dichter bij het hoofddoel van je project brengen. 

Om verwarring te voorkomen, hou je hierbij best het volgende voor ogen. 

• Een mijlpaal valt niet noodzakelijk samen met een fase van een project.

• Mijlpalen zijn geen taken. Ze zijn eerder het resultaat van de taken die je hebt uitgevoerd.

• Tenslotte zijn ze een handig hulpmiddel om te controleren of je nog op schema zit. Daarom is het goed om voor je mijlpalen ook deadlines, of op zijn minst streefdatums, vast te leggen in je projectplan. 

Voorbeeld mijlpaal evenementen project

Ook als je een evenement voor je bedrijf of klanten organiseert, zijn mijlpalen nuttige instrumenten om het project in goede banen te leiden. 

Mijlpaal: een datum en locatie definitief vastleggen

Pas wanneer je deze mijlpaal hebt bereikt, beschik je over de nodige informatie om je marketingcampagnes, het programma en uitnodigingen verder in te vullen of te voltooien. 

Maak to do lijsten voor elke fase

Als de grote lijnen van je project vastliggen, som je voor elke fase de taken op die je team moet uitvoeren. Pas hierbij ook de volgende tips toe.

Tips voor takenlijstjes

• Denk grondig na over de volgorde waarin je project taken het best uitvoert. Aan sommige taken kan je pas beginnen als andere voltooid zijn. Andere taken kunnen tegelijkertijd gebeuren door verschillende teamleden.

• Vermeld in je projectplan enkel de hoofdtaken. Wanneer je later een gedetailleerde planning opstelt, kan je taken verder opsplitsen in deeltaken. Dat bespaart je niet alleen tijd in het begin, maar zoals je zeker al zelf ondervonden hebt, kan je niet alles in een project voorspellen. De kans is groot dat je een aantal taken over het hoofd ziet, of dat je onderweg nieuwe taken moet toevoegen om onverwachte problemen op te lossen. 

Voorbeeld takenlijst event project

Een evenement organiseren binnen je bedrijf, of voor klanten, is stresserend. Er komen gasten, er is een duidelijke deadline. 

Zonder een projectplan riskeer je dat de organisatie in het honderd loopt. 

Beschouw je projectplan als een draaiboek waarin je de taken vastlegt, zodat je ze zeker niet vergeet uit te voeren. 

Hoofdtaak: Een geschikte locatie boeken voor het evenement

Deeltaken: 

• Zoek 4 verschillende locaties die geschikt zijn voor het doel en vereisten van het evenement (binnen, buiten, aantal deelnemers, catering enz...)

• Vraag informatie op : kosten en beschikbaarheid 

• Vergelijk de opties en rangschik ze volgens jouw voorkeur  

• Boek de locatie zodat deze vastligt op de datum van het evenement

Nu duidelijk is wat je moet doen om je project te doen slagen, kan je aan de volgende stap beginnen.

Stap 3: Stel je team samen

Zodra je weet wat er concreet moet gebeuren, is het gemakkelijker om te bepalen over welke kennis en vaardigheden jouw teamleden moeten beschikken. 

Als je een beroep doet op freelancers of andere bedrijven om het project mee uit te voeren, sta je voor een extra uitdaging:

• Budget: kosten voor je eigen personeelskosten ken je, maar met leveranciers moet je voor je project goede afspraken maken om financiële verrassingen te voorkomen.

• Beschikbaarheid: ook voor de planning is het belangrijk dat je bij je projectplan zeker bent dat iedereen die aan het project zal meewerken beschikbaar zal zijn. 

PRO TIP: In CoManage kan je snel taken van je project aan je teamleden toewijzen. 

Stap 4: Stel een projectplanning op

Een planning opstellen is de vierde stap van een projectplan. Pas op dit ogenblik heb je een goed beeld van wat er moet gebeuren en wie je hiervoor nodig hebt. 

Afhankelijk van de omvang is het nu best om, net zoals bij taken, de grote lijnen van je planning vast te leggen. 

• Maak geen dagplanningen in je projectplan. 

• Stel week- of maandplanningen op.

Stap 5: Breng de middelen in kaart

Of je nu een digitaal, kunst, bouw, of consultancy project uitvoert, voor elk project zijn er (beperkte) middelen waarmee je rekening moet houden. 

Budget

Een project zonder budget is een verloren zaak. 

PRO TIP: Als je een project beheert in CoManage, kan je hiervoor een vast budget instellen. Of als je het in regie uitvoert, kunnen je teamleden hun gewerkte uren bijhouden en deze als factureerbaar markeren. 

Materiaal

Een lijst van het benodigde materiaal is niet alleen nuttig voor bouwbedrijven. 

Ook dienstverlenende bedrijven doen zichzelf een plezier om in een projectplan op te sommen wat er nodig en beschikbaar is om het project binnen de deadline uit te kunnen voeren.

Voorbeeld materiaal ICT project

Als je software ontwikkelt, gebruik je programma’s van anderen en heb je een goede ICT infrastructuur nodig. Het is geen overbodige luxe om in je projectplan op te sommen wat je hebt en wat je nodig hebt voor het project.

• Een ontwikkelingsomgeving

• Backups

• Licenties voor software

• Aankoop van extra hardware

Als je ruim op voorhand het benodigde materiaal voor een project in kaart brengt, loop je bij de start geen vertragingen op.

PRO TIP: Om een duidelijk beeld te hebben van de uitgaven die je maakt voor een bepaald project, kan je in CoManage voor elk project je aankoopfacturen of onkosten snel toevoegen. Hierdoor kan je het budget voor het project gemakkelijker in de gaten houden. 

Stap 6: Definieer kwaliteit

Wil je tevreden klanten? Zorg er dan voor dat je kwaliteit levert. Maar voor elk project kan kwaliteit iets anders betekenen. Ook de opdrachtgever en uitvoerder hebben vaak uiteenlopende meningen over wat kwaliteit precies inhoudt.  

Daarom is het oh zo belangrijk om in je projectplan te omschrijven wat je zal doen om kwaliteit te leveren, te controleren en te garanderen. 

Voorbeeld kwaliteitseisen zonnepanelen installatie project

Ben je een installateur van zonnepanelen? Dan weet je maar al te goed dat kwaliteit een doorslaggevende rol speelt voor klanten. 

Van het merk en type van zonnepanelen, het montagesysteem, bekabeling, omvormer, prestaties, veiligheid enz kan je gelukkig de kwaliteit objectief aantonen. 

De meeste producten hebben technische fiches die bol staan van cijfertjes, certificaten en garantiebewijzen. Die neem je best op in je projectplan.

Maar daarnaast kan het geen kwaad om ook het volgende te beschrijven in begrijpelijke taal: 

• Waarom, bijvoorbeeld, een bepaalde hellingsgraad meer rendement oplevert.

• Hoe je de goede werking van de installatie test.

• Hoe je op voorhand de stevigheid van het dak test.

Nu denk je misschien bij jezelf: “was ik maar installateur, dan was het eenvoudig om kwaliteit in mijn projectplan op te nemen”. 

Maar zelfs voor meer creatieve projecten, kan je kwaliteitsgaranties vermelden.

Werk je bijvoorbeeld mee aan een kunstproject? Leg dan bijvoorbeeld in je projectplan vast hoe je een kunstwerk veilig gaat verplaatsen. Je kan ook beschrijven welke verzekeringen je afsluit, maar dat hoort eerder bij de volgende stap van je projectplan. 

Stap 7: Beschrijf de risico’s (en voorzorgsmaatregelen) 

Bij elk project loopt er op een bepaald ogenblik wel iets anders dan gepland. Een projectmanager kan niet alles voorspellen, maar bij je projectplan hou je beter al rekening met wat er eventueel fout kan lopen. 

Maar wat nog belangrijker dan risico’s opsommen is, is dat je in deze stap al nadenkt over mogelijke oplossingen. 

Een perfect projectplan bevat ook een plan B

Rekening houden met risico’s, heeft tal van voordelen:

• Als een probleem zich echt voordoet tijdens een project, kan je het sneller oplossen.

• Een realistische kijk op je project zorgt ervoor dat je van in het begin ook al kritisch nadenkt. Deze houding zal je als projectmanager sowieso moeten volhouden tot na de uitvoering van je project. 

Ook deze stap lichten we graag even kort toe met een voorbeeld. 

Voorbeeld risico bij consultancy projecten

Consultants lopen risico’s bij elk project. Voorkomen beter is dan genezen en dat kan je bijvoorbeeld als volgt doen. 

Risico: je klant levert informatie laat aan zodat het project vertraging oploopt.

Mogelijke oplossingen: 

• Duidelijke communicatie:  spreek op voorhand met je opdrachtgever af wie verantwoordelijk is voor het aanleveren van informatie. 

• Planning: spreek datums af wanneer je uiterlijk over gegevens moet beschikken om het project uit te voeren. Niets houd je tegen om deze datums al vroeger in te plannen dan het ogenblik waarop je ze echt nodig hebt.

• Mijlpalen: Vermeld de aanlevering van info of feedback als mijlpalen in je projectplan. 

• Herinner mensen op tijd aan hun beloften. Een e-mail sturen of een telefoontje kan soms wonderen doen.  

• Overleg regelmatig met je klanten. Ook deze meetings kan je al in je planning opnemen. 

• Bouw een relatie op met stakeholders. Als je een band hebt met mensen die een grote verantwoordelijkheid dragen binnen een bedrijf, kan je hen makkelijker inschakelen wanneer het nodig is. 

• Neem een clausule op in je contract waardoor jij tenminste geen schadevergoeding moet betalen voor vertragingen die jouw schuld niet zijn. 

Hiermee zijn we beland bij de laatste stap van het perfecte projectplan. 

Hoog tijd om zelf aan de slag te gaan… 

Projectplan template

Wil je graag snel je eigen projectplan opstellen? Gebruik dan de Word template hieronder. De tips hierboven en in het document helpen je meteen op weg. 

Download projectplan template (Word)

Conclusie: een projectplan maken is belangrijk voor efficiënt projectmanagement

Een projectplan gaat veel verder dan een takenlijstje of een plan van aanpak maken. 

Het kost wel wat moeite om een projectplan op te stellen. Maar gek veel meer dan je gewoon bent, is het niet.

• Sowieso doe je al een onderzoek voor je aan een project begint.

• Volg het 7 stappenplan om een projectplan te maken. 

• Gebruik de tips, voorbeelden en de template voor een projectplan. 

Je project zal hierdoor van in het begin vlot verlopen. Op het einde van de rit levert het je een gegarandeerde kwaliteit en tevreden klanten op.

Sla deze belangrijke stap in projectbeheer dus zeker niet over, maar haal er vanaf vandaag al je voordeel uit.

Naast een projectplan speelt ook software een grote rol in hoe je projecten verlopen. Gebruik je nog geen projectmanagement tool, of wil je je huidige oplossing vervangen? Druk dan op de knop hieronder en probeer CoManage  14 dagen lang gratis uit.