In 5 tips naar een betere bedrijfsadministratie (en meer tijd voor je klanten of jezelf)

Zo bereik je een goede bedrijfsadministratie:

• #1 Betere bedrijfsadministratie begint NU in jouw agenda

• #2 Automatiseer de communicatie met je boekhouder

• #3 Doe eerst de lastige zaken, dan de fun

• #4 Gebruik technologie voor je repetitieve administratieve taken

• #5 Geef je gegevens maar 1 maal in

#1 Betere bedrijfsadministratie begint NU in jouw agenda

Een groot deel van je frustraties over eeuwig tijdsgebrek kan je vermijden door een goede planning op te maken. Veel van je administratieve taken hebben een deadline die bepaald is door de administratieve overheden. Zoals bijvoorbeeld:

• btw-aangiften die je maandelijks (of per kwartaal) moet indienen

• betalen van je sociale zekerheid

• opmaak van de jaarbalans als je een vennootschap hebt

• neerleggen en publiceren van een jaarrekening van je vennootschap

• enz.

Vervelende deadlines zijn een zegen

Van buitenaf opgelegde deadlines zijn misschien vervelend, maar anderzijds ook een zegen voor je planning. Ze zijn er, dus je kan er gemakkelijk op voorhand rekening mee houden.

Reserveer elke maand/kwartaal een (paar) uur in je agenda om deze verplichte administratieve taken ongestoord uit te kunnen voeren.

Ongestoord aan de slag met je zakelijke administratie

• Mailbox uit?

• Leuk muziekje op? (Het mag natuurlijk ook hardrock zijn als dat je stimuleert)

• Telefoon uitgeschakeld?

• Niet bereikbaar voor je klanten?

Je bent er klaar voor. Doe dit dit tweemaal op een rij en je de volgende keer kijk je reikhalzend uit naar dit moment. Verwen jezelf na afloop. Doe eens iets leuks waar je anders toch geen tijd voor hebt.

Trakteer je jezelf na afloop van lastige administratieve taken op iets lekkers, of leuks. Dat maakt de klus al minder erg.

#2 Automatiseer de communicatie met je boekhouder

Waarschijnlijk besteed je een groot deel van de eerder vermelde administratieve taken uit aan je boekhouder.

Dit houdt in dat je je aankoopfacturen en verkoopfacturen op tijd aan je boekhouder moet bezorgen.

Nu zijn er twee mogelijkheden, die zowel van jou als je boekhouder afhangen.

Optie 1: Papieren administratie (rompslomp)

Jouw boekhouder wil al jouw documenten op papier hebben. De hele verwerking van de boekhouding verloopt manueel. Gemakkelijk voor jou, maar voor dat comfort betaal je wel.

Je kan dan wel wat tijd en kosten besparen door jouw administratie zo netjes mogelijk af te leveren.

Elke keer dat je een factuur opmaakt, hoef je geen kopie voor je boekhouder uit te printen. Je kan gerust overwegen om dit slechts 1 maal per kwartaal te doen. De tijdwinst zit dan vooral in de minuten die je telkens uitspaart met

• je printer aan/uit te zetten

• je map met facturen te zoeken

• facturen op de juiste datum te ordenen

• en terug in de sfeer te komen om je eigenlijke werk te doen

Als je jouw administratie in één sessie doet, zal je merken dat dit veel vlotter loopt.

Let erop dat deze optie zou kunnen verdwijnen in de toekomst doordat e-invoicing verplicht zou kunnen worden.

Of je kan tijd en geld besparen en zelfs helemaal niets doen. Op naar optie 2.

Optie 2: Digitale administratie (automatisering)

Met CoManage kan je zowel jouw onkosten en uitgaven, als je verkoopfacturen digitaal aan je boekhouder bezorgen.

Met digitaal bedoelen we hier niet enkel een factuur als PDF versie, maar ook eentje in het UBL-formaat. Dit zijn documenten die gelezen kunnen worden door boekhoudkundige software. Je boekhouder hoeft met andere woorden jouw facturen niet over te typen.

Wil je nog een stapje verder gaan? Dan kan je jouw facturen ook automatisch naar je boekhouder verzenden. Zowel jij als je boekhouder hebben dan een koppeling met CodaBox nodig.

Eens dat dit in orde is, wordt elke factuur die jij vanaf dan maakt, aan je boekhouder bezorgd. De software van de boekhouder verwerkt jouw factuur automatisch. Een mooi staaltje van digitaal boekhouden.

In CoManage heb je één centrale plaats waarin al je facturen en uitgaven bewaard worden. Alles is er netjes geordend. Met enkele klikken kan je documenten uit bepaalde periodes opvragen. Of je kan jouw administratie automatiseren en nog meer tijd winnen.

#3 Doe eerst de lastige zaken, dan de fun

Met lood in de schoenen je dag beginnen omdat je vandaag veel tijd zal verliezen met bijvoorbeeld het opstellen van offertes of facturen. Of omdat je er tegenop ziet om niet-betaalde facturen op te volgen. Elke ondernemer heeft zo wel taken die “erbij horen” maar gewoon niet leuk zijn.

Tackle datgene waar je het meest tegenop ziet zo vroeg mogelijk 's morgens.

• Hou je niet van offertes opstellen? Doe dat dan aan het begin van je werkdag.

• Vind je het vervelend om aanmaningsbrieven op te stellen? Begin je dag hiermee.

Verlies geen geld door uitstel

Overigens levert al dit soort administratieve taken je uiteindelijk geld op.

• Geen offertes, geen klanten.

• Geen klanten, geen facturen.

• Geen facturen, geen inkomen.

Sneller je administratie uitvoeren, brengt sneller geld in het laatje.

Geen inkomen, geen administratie. Dat laatste is natuurlijk niet wat je wil. Aan de slag met je bedrijfsadministratie is de boodschap.

#4 Gebruik technologie voor je repetitieve administratieve taken

Je hebt ongetwijfeld geen zaak opgestart om dag in dag uit hetzelfde te doen. Ondernemen is creatief zijn. Je gaat voortdurend op zoek naar nieuwe mogelijkheden en uitdagingen die jou persoonlijk en zakelijk doen groeien.

Repetitieve administratieve taken vormen hierbij een groot obstakel.

• Elke maand opnieuw dezelfde gegevens overtypen van een overschrijvingsformulier.

• Elke keer de gegevens van je kosten overtypen.

• Elke keer je bankrekening checken om te kijken of facturen al betaald zijn.

• Elke keer opnieuw het btw-nummer van je klant opzoeken.

• Elke keer je gewerkte uren in een Excel bijhouden

• Enz

Het zijn niet meteen zaken die je groei stimuleren.

Voor herhaalde betalingen zijn er gelukkig twee gemakkelijke opties om tijd te winnen.

Automatiseer betaling van inkomende facturen

Betaal jouw vaste kosten met een domiciliëring via je bank. Misschien geeft je leverancier jou hiervoor wel een korting.

Vrees je dat je hiermee de controle verliest over jouw uitgaven? Dan kan je de contactgegevens bewaren in je online banking oplossing. Ook dat bespaart jou elke maand wat tijd.

Automatiseer je eigen periodieke facturen

In CoManage kan je snel periodieke facturen instellen en laten verzenden. Zo hoef je daar niet telkens zelf aan te denken.

Uit ons ondernemersonderzoek uit 2022 passen ongeveer 10% van de bedrijven dit al toe.

Maak je agenda en hoofd vrij van onnodige administratieve taken.

Daarnaast zijn er nog twee extra opties in CoManage om je bedrijfsadministratie wat makkelijker te maken.

Maak gebruik van Scan en Herken

Wanneer je jouw kosten gaat invoeren in CoManage kan je gebruik maken van een Scan en Herken optie. Wanneer je daarvan gebruik maakt, vult de tool alle kost gegeven automatisch in en hoef je dat zelf niet meer te doen. Dit scheelt je een hoop werk voor maar € 0,2 per document.

Koppel je bankrekening aan CoManage

Doordat CoManage een Ponto integratie heeft kan je jouw bankrekening koppelen aan CoManage. Zodra een factuur betaald wordt en op jouw bankrekening staat, zet CoManage deze automatisch op betaald. ook dit scheelt je weer wat extra handelingen voor maar € 4,0 per maand / per rekening.

Maak gebruik van urenregistratie

In CoManage StarterPlus en Pro kan je gebruik maken van tijdregistratie. Met een timer of manueel houd je jouw gewerkte uren per klant en per project bij. Vervolgens factureer je eenvoudig je gewerkte uren in de volgende factuur voor die specifieke klant.

#5 Geef je gegevens maar 1 maal in

Het invoeren van telkens dezelfde gegevens is niet echt stimulerend voor jouw productiviteit.

Daarom hoef je in CoManage slechts 1 maal je klant- en leveranciergegevens in jouw online CRM te voeren.

Wil je deze in een offerte, of factuur gebruiken? Dan kan je deze snel ophalen met een handige zoekfunctie.

Hetzelfde geldt trouwens ook voor je prijzen, producten en diensten. 1X invoeren en voortaan kan je alle gegevens in je offertes of facturen met enkele klikken ophalen.

Slotbedenking: betere administratie is sneller groeien

Hoe beter je onderneming administratief georganiseerd is, hoe minder tijd je verliest.

Dat wil helemaal niet zeggen dat je hiervoor extra personeel hoeft aan te werven. Een vlotte administratie is geen luxe voor grote bedrijven.

Probeer het dus gerust uit. En ontdek 14 dagen gratis lang hoeveel tijd ook jij kan winnen met jouw administratie.

Tijd voor jezelf. Of voor een avondje Netflix met je partner.

Vlotjes jouw bedrijfsadministratie doen?