Factuur sturen? Complete gids (om sneller je facturen te innen)

Inhoudsopgave

• 1. Wat is een goede factuur administratie?

• 2. Facturen: de laatste stap in je verkoopcyclus

• 3. Op welke manieren kan je facturen sturen?

• 4. Hoe willen jouw klanten hun facturen ontvangen?

• 5. Aan wie adresseer je jouw factuur?

• 6. Wanneer stuur je best jouw factuur op?

• 7. Welke tekst zet je best bij jouw factuur?

• 8. Bonus tip I: bijlagen met je factuur sturen

• 9. Bonus tip II: hoe kan je jouw facturen best naar je boekhouder sturen?

• 10. Bonus tip III: Automatisch (periodieke) facturen sturen

• 11. Samenvatting: je facturen sturen, kan je beter direct goed doen

Wat is een goede factuur administratie?

Een goede administratie van je facturering bestaat uit 5 aspecten. Als je een beetje pech hebt, of niet alert bent, zijn het er 6:

1: Je factuur maken. (In Excel bijvoorbeeld. Of met een facturatieprogramma)
2: Je factuur sturen (de rest van dit artikel)
3: Je factuur opvolgen
4: Je facturen op tijd aan de overheidsadministratie bezorgen (via je boekhoudsoftware of je boekhouder)
5: Je factuur archief bewaren
(6): Eventueel een herinneringsfactuur sturen

In dit artikel gaan we dieper in op puntje 2. Je zal snel merken dat deze stap even belangrijk is als de andere om jouw facturen snel te kunnen innen.

Conclusie: Een factuur sturen is maar 1 van de vele aspecten van een goede facturatie administratie. Zorg ervoor dat jouw factuur flow zo vlot mogelijk verloopt. Zo verlies je minder tijd. En kan je sneller je facturen innen.

Facturen zijn de laatste stap in je verkoopcyclus

Voor je daadwerkelijk een factuur kan sturen, heb je een lange weg afgelegd.

Je hebt leads gegenereerd

Je hebt interesse in jouw producten of diensten kunnen opwekken bij een nobele onbekende. Of een bestaande klant. Dat is een prestatie op zich.

Maar het levert je nog geen geld op.

Je hebt leads kunnen overtuigen om klant te worden

Je hebt je leads kunnen overtuigen om bij jou een bestelling te plaatsen. Misschien heb je hiervoor zelfs al aardig wat moeite moeten voor doen in de vorm van een afspraak met je potentiële klant.

Waarschijnlijk heb je ook eerst een offerte opgesteld.

En misschien heb je jouw offerte moeten opvolgen om tot een verkoop te kunnen overgaan.

Je hebt hard gewerkt en geïnvesteerd

Het eigenlijke werk, of de levering van producten heeft jou moeite en tijd gekost. Misschien heb je zelf bedrijfsuitgaven gemaakt zoals verplaatsingskosten.

Kortom, je hebt moeite gedaan.

Je hebt een factuur opgesteld

Uiteindelijk heb je jouw factuur gemaakt. Natuurlijk met alle wettelijk verplichte velden erop en met een mooie en professionele lay-out.

En dan is het eindelijk tijd om je factuur naar jouw klant te sturen.

Conclusie: De weg die je moet afleggen vóór je een factuur kan sturen, is lang. Maar ga bij deze stap zeker niet overhaast te werk.

Op welke manieren kan je facturen sturen?

Wettelijk gezien mag je jouw facturen op een aantal wijzen sturen. We zetten ze hieronder op een rijtje.

We geven meteen ook aan wat de sterktes en beperkingen zijn. Zo kan jij beter kiezen wat voor jou de beste manier is om jouw facturen te verzenden.

Hoe kan je facturen sturen?

Er zijn 5 manieren waarop je jouw factuur kan sturen. Elke wijze heeft voordelen. En nadelen.

1. Je geeft je geprinte factuur aan je klant
2. Je verzendt je factuur per post
3. Je verstuurt je factuur via e-mail
4. Je stuurt het vanuit je facturatieprogramma
5. Via PEPPOL

1. Een geprinte factuur aan je klant geven

Je overhandigt jouw klant letterlijk je factuur. Dit is dus een fysiek, papieren document dat je eerst hebt uitgeprint.

Om je factuur te kunnen afgeven, moet je over een printer beschikken. Die werkt. En voldoende inkt heeft.

Geven is natuurlijk niet echt sturen.

Maar een factuur geven is nog altijd gebruikelijk als je bijvoorbeeld klusjesdiensten of bouwwerken uitvoert.

Ook bij het (laten) leveren van producten is dit de meest gangbare manier om facturen te sturen.

Nadelen van papieren facturen overhandigen

• Voor dienstverleningen in een B2B omgeving (business to business) is het wel heel direct. Jouw klant krijgt iets van jou. En jij wil iets in de plaats. Dat is eigen aan zakendoen. Maar dat wil niet zeggen dat je het er zo vingerdik op moet, of durft te leggen.

• Ook als je werken in regie uitvoert bij de klant is dit moeilijk. Je stelt jouw factuur op uurbasis op. Het kan gebeuren dat je meer, of minder uren hebt uitgevoerd dan op je factuur staan die je had voorbereid. Om dat recht te zetten moet je al ter plaatse over een printer beschikken.

Voordelen van papieren facturen overhandigen

• Als je er echt op staat om je facturen uit te printen, bespaar je hiermee een ritje naar de brievenbus. En een postzegel.

• Het is voor beide partijen eerlijk. De transactie van levering en betaalverplichting gebeurt tegelijkertijd. Dat is natuurlijk wat anders dan de betaling van je factuur. Maar het komt aardig in de buurt.

Je factuur overhandigen geeft jou de zekerheid dat je klant het gekregen heeft. Maar bij een geschil kan je dat niet echt bewijzen.

2. Je facturen sturen per post

Net zoals bij de vorige optie, print je jouw factuur eerst uit. Ditmaal moet je natuurlijk wel een enveloppe en postzegel voorzien. En dan zoeken naar een brievenbus, of postkantoor in de buurt.

Met gepersonaliseerde enveloppen ziet je klant meteen van wie de factuur is.

Nadelen van facturen per post te sturen

• Facturen die je met de post verstuurt, hebben een groter risico om door factuurvervalsers onderschept te worden.

• Je hebt niet echt controle over hoelang het zal duren voor jouw factuur aankomt. Geen kwaad woord over de post. Maar vertragingen horen er helaas soms bij.

Voordelen van de post als manier om je facturen te verzenden

• Met een aangetekende verzending heb je een fysiek bewijs in handen dat je factuur verzonden is. En ontvangen.

• Briefwisseling op de traditionele manier is minder gebruikelijk geworden. De kans dat jouw factuur opvalt in de brievenbus, is groter dan wanneer je het stuurt naar een e-mailadres.

Bonus tip: je factuur sturen per post, zonder moeite

Met CoManage kan je jouw facturen per post laten sturen met 1 klik op een knop. Naar alle landen. Wereldwijd. En zonder moeite.

Met 1 knop kan je jouw factuur per post sturen. Met jouw PC, Mac, tablet of Smartphone.

Je factuur sturen per post geeft je zekerheid. Je kan het met CoManage zelfs doen zonder enige moeite.

3. Je factuur versturen via e-mail

E-mail is de meest gebruikelijke manier om je factuur te sturen. Elk bedrijf heeft een e-mailadres en kan hiermee dus zowel facturen verzenden als ontvangen.

E-mail is de populairste vorm van zakelijke communicatie. Ook om facturen te sturen.

Maar er zijn ook wat nadelen aan verbonden om het via deze weg te doen.

Nadelen van facturen sturen via e-mail

Net zoals brieven per post, gaan e-mails af en toe verloren. Hier zijn veel mogelijke verklaringen voor:

• De tegenpartij is van e-mailadres veranderd.

• Of de mailbox van je klant zit vol.

• En dan zijn er natuurlijk ook spamfilters en firewalls die soms onterecht mails naar de spambox verwijzen. Of blokkeren zodat je klant niet eens weet dat jij een mail met een factuur gestuurd hebt.

Een tweede nadeel is dat je met e-mail geen overzicht van je facturering administratie hebt.

• Welke opdracht of bestelling heb je al gefactureerd?

• Welke facturen heb je al geïnd?

• Wat was de uiterste betaaldatum voor die ene factuur ook alweer?

Voordelen van je facturen met e-mail te verzenden

• E-mailverkeer verloopt snel.

• E-mails zijn de standaard vorm van zakelijke communicatie. Ondanks alle sociale media, chatboxen enz blijft e-mail het favoriete kanaal om vertrouwelijke informatie door te spelen.

• Je kan je facturen sturen zonder je printer aan te zetten. (En vast te stellen dat de inkt alweer op is.)

Je facturen verzenden per e-mail is het snelst. Maar om daarna jouw facturen gemakkelijk op te kunnen volgen, is het niet ideaal. Gelukkig bestaan hiervoor oplossingen...

4. Facturen sturen via een facturatieprogramma

Als je jouw facturen maakt met een facturatieprogramma, kan je ze meteen van daaruit sturen naar het e-mailadres van je klant.

Nadelen van een factuur programma om je facturen te verzenden

• Net zoals bij e-mail loop je een klein risico om op te botsten tegen een spamfilter. Of een overvolle mailbox van de tegenpartij.

Voordelen van facturen sturen met een facturatieprogramma

• De tussenstap van je factuur downloaden om ze vervolgens te mailen of te printen kan je overslaan.

• Elke keer dat je een factuur stuurt, zie je ook meteen de belangrijkste gegevens ervan in een handig overzicht: uiterste betaaldatum, bedrag, je klant...

• Je kan zien of jouw klant je factuur bekeken heeft. Dat is natuurlijk heel handig voor jou.

Bonus tip: facturen sturen, bewaren en opvolgen in 1 moeite

Met CoManage heb je de keuze om je facturen rechtstreeks te verzenden. Of je kan ze ook downloaden als pdf en dan per e-mail sturen. In beide gevallen beschik je over een handig dashboard met al je facturen op.

Als je een factuur stuurt met CoManage, heb je ook een handig overzicht van je administratie.

5. Via PEPPOL

PEPPOL staat voor "Pan-European Public Procurement On-Line". Eenvoudig gezegd is het een Europese technologie waarmee overheden en grote bedrijven onderling digitale documenten kunnen uitwisselen. Ook facturen behoren hiertoe.

PEPPOL is vooral populair bij overheden en heel grote ondernemingen

Nadelen van PEPPOL facturen

• PEPPOL is een technisch geavanceerde manier om facturen uit te wisselen. Het is dus niet iets wat je zomaar snel opzet.

• Deze manier van facturatie is vooral interessant als overheden tot je klantenbestand behoren.

Voordelen van facturen sturen met PEPPOL

• Het is een veilige manier om documenten uit te wisselen.

• De kans om te bosten op een volle mailbox is onbestaand.

• Boekhoudprogramma's kunnen deze digitale facturen rechtstreeks verwerken.

Bonus tip: eist je klant toch PEPPOL ?

Vraagt jouw Vlaamse overheidsklant uitdrukkelijk om facturen te sturen met PEPPOL? Dan kan je gebruikmaken van dit platform.

Conclusie: Nu je weet hoe je jouw factuur zou kunnen sturen, ben je klaar voor de volgende vraag. Welke van deze manieren kies jij best? Het antwoord ligt soms bij jouw klanten...

Wat is de beste manier om een factuur te sturen?

Net als bij elke vorm van communicatie, zijn er ook bij facturen uitwisselen 2 partijen betrokken: de verzender (jij als ondernemer) en de ontvanger (je klant).

We beginnen bij jou: de ondernemer, zelfstandige of freelancer die de facturen opstelt.

Wat is voor jou de eenvoudigste manier om je facturen te verzenden?

Gemakzucht, daar is niets mis mee. Per slot van rekening heb je al een lange weg afgelegd voor je jouw factuur eindelijk kan opsturen.

Uiteindelijk kan je uit de 5 manieren hierboven dus zelf kiezen wat het eenvoudigste is voor jou.

Wil je sneller jouw facturen innen? Hou dan zeker rekening met de wensen (of eisen) van jouw klant over hoe zij de factuur liefst ontvangen.

Hoe wil jouw klant je facturen ontvangen?

Voor de overheid en grote bedrijven is PEPPOL vaak de enige manier waarop ze facturen aanvaarden. Zie ook hierboven.

Maar ook kleine en middelgrote bedrijven, of zelfs eenmanszaken kunnen een voorkeur hebben. En die hangt grotendeels af van hoe jouw klant aankoopfacturen verwerkt.

Hoe verwerkt jouw klant aankoopfacturen? Hou hiermee rekening als je je factuur stuurt.

• Zit je klant vaak in het buitenland en kan hij dus moeilijker zijn brievenbus controleren?

• Rekent de boekhouder van jouw klant extra kosten aan om facturen te laten scannen en herkennen?

• Heeft jouw klant een eigen boekhoudafdeling die enkel digitale facturen wil verwerken?

• Enz.

Facturen sturen naar consumenten

Ook particuliere klanten moeten een factuur ontvangen voor diensten die jij voor hen uitvoert. Of producten die je aan hen levert.

Gelukkig hoef je voor hen met minder keuzes rekening te houden. Maar het kan geen kwaad om hen zelf te laten kiezen tussen facturen via e-mail, of per post.

Spreek met je klant af hoe je jouw factuur zal sturen. Altijd. En op voorhand.

Als bedrijf bepaal jij grotendeels de spelregels waaraan jouw klanten zich moeten houden. Het kan ook zijn dat je deelbetalingen wilt ontvangen en dus gebruik maakt van voorschotfacturen.

Deze leg je vast in jouw Algemene Verkoopsvoorwaarden. Hoe je jouw facturen stuurt, maakt deel uit van je spelregels. Vermeld dit dan ook uitdrukkelijk.

• Op je website

• In je offertes

• En uiteindelijk ook op je factuur

Dat laatste is misschien wat vreemd, of te laat. Je klant kan dan altijd beweren dat ze niet wisten dat jij digitale facturen via e-mail zou sturen.

En omdat het bij de voorwaarden van jouw factuur staat, hebben ze het ook niet kunnen lezen. Een mooi voorbeeld van een cirkelredenering.

Maar wanneer het op betalen neerkomt, kunnen mensen vreemd doen. Geloof ons.

Vermeld in je algemene voorwaarden van je facturen hoe je deze zal versturen. Zo vermijd je eventuele geschillen hierover.

Conclusie: Zorg er altijd voor dat jouw klant weet hoe en wanneer je de factuur zal sturen. En hou - voor zover mogelijk - rekening met hoe jouw klant facturen verwerkt.

Aan wie adresseer je jouw factuur?

Wettelijk gezien moet je voor B2B facturen minstens een ondernemings- of KvK-nummer vermelden.

Niet alle bedrijven of verenigingen zijn btw-plichtig en hebben dus een btw-nummer. Maar wel zijn ze allemaal geregistreerd bij de overheid met een uniek identificatienummer. Jouw factuur is geadresseerd naar het bedrijf in kwestie.

Personaliseer je factuur

Sommige klanten vragen je uitdrukkelijk om op je facturen ook een naam, of afdeling te vermelden. Zo kunnen ze de (digitale) briefwisseling vlotter afhandelen. En kan jij sneller betaald worden.

Als jouw klant dit van jou vraagt, hou hier dan zeker rekening mee.

Bonus tip: gebruik je CRM voor je facturen

Als je facturatieprogramma gekoppeld is aan een CRM-systeem hoef je deze gegevens slechts 1 maal in te voeren.

In je CRM kan je makkelijk personen toevoegen naar wie je jouw factuur moet sturen

Wanneer je jouw factuur maakt, kan je dan snel de juiste persoon kiezen aan wie je jouw factuur adresseert.

Zorg er dan ook meteen voor dat je hier de exacte benaming gebruikt zoals je klant heeft vermeld.

Typefouten in namen, of titulatuur (mevrouw in plaats van mijnheer bijvoorbeeld) kan ongewild kwaad bloed zetten. Dubbelcheck dit voor je je factuur verzendt.

Conclusie: Probeer je factuur zo persoonlijk mogelijk te maken. Zo kom je klantvriendelijker over. En verhoog je de kans om sneller je factuur te innen.

Wanneer stuur je best jouw factuur op?

Je weet nu al hoe en aan wie je jouw factuur bezorgt. Resten nog 2 belangrijke vragen.

De eerste is: wanneer stuur je jouw factuur best op? En het antwoord is simpel:

Hoe sneller jij facturen maakt en verzendt, hoe sneller je jouw geld (zou) moeten krijgen.

Het beste is wel dat je ook hierover met jouw klanten op voorhand een duidelijke afspraak maakt.

Dat kan overigens subtiel op verschillende manieren.

• Je vermeldt het in jouw algemene verkoopsvoorwaarden

• Of zet de geplande factuurdatums (en bedragen) in jouw offerte

Wil je het liever zwart-op-wit? Dan stel je best een contract op waarin je ook de nodige ruimte voorziet voor de periodes waarin je zal factureren. En de betalingstermijnen die jouw klant moet respecteren.

Conclusie: Stel je facturen sturen niet uit. Hoe sneller, hoe beter. Voor jou. En je bankrekening.

Welke tekst zet je best bij jouw factuur?

Een factuur is een wettelijk document. Maar dat wil niet zeggen dat je er een saaie indruk mee hoeft te geven.

Vriendelijkheid kan je op termijn meer tevreden klanten opbrengen. En wat nog mooier is: het kost jou niets. Zelfs geen moeite.

Zet een dankwoord op je factuur

Zet onderaan op je factuur een korte tekst waarin je jouw klant bedankt. Hier alvast wat mogelijke zinnetjes die je kan gebruiken:

• Bedankt voor het vertrouwen en de bestelling.

• Bij voorbaat dank voor de betaling.

• Alvast bedankt voor de spoedige afhandeling van de betaling.

• Bedankt en veel succes met uw aankoop!

Begeleidende tekst voor je factuur

Als je een factuur digitaal, per post, of e-mail stuurt, kan je de kleine moeite nemen om een korte begeleidende tekst te schrijven.

Deze mag voor elke klant gerust hetzelfde zijn. Of je kan het personaliseren en de relatie met jouw klant versterken.

Dat laatste wil niet zeggen dat je voor elke klant weer nieuwe inspiratie moet zoeken en vinden. Je kan jouw begeleidende tekst voor je factuur

• onthouden (is wel veel moeite)

• opslaan als een apart Word document

• opzoeken in je vorige factuur e-mails

• of je kan het luier (en slimmer) aanpakken...

Bonus tip: begeleidende tekst voor facturen 1X schrijven

In CoManage kan je gebruikmaken van zogenaamde “variabelen”. Dit zijn gegevens die in je klantenbestand, of je facturen staan. Deze informatie kan je automatisch ophalen op het ogenblik dat jij een factuur stuurt.

Schrijf 1 maal je tekst voor je factuur. Zo kan je nog sneller je factuurverzending afhandelen.

Een voorbeeldje.

Voor de begeleidende tekst van je factuur kan je kiezen uit een reeks variabelen.

Deze stel je 1X in. Voor elke factuur die je daarna stuurt, vult CoManage de waarden automatisch in.

Elke klant krijgt dan een gepersonaliseerde mail te zien.

Je begeleidende e-mail kan dan zoiets zijn:

Beste Frank
In de eerste plaats wil ik je graag bedanken voor je bestelling op 14 mei 2019 van de vertaling van de website teksten van jouwwebsite.org.

In bijlage vind je de factuur voor deze diensten. Ik verzoek je vriendelijk om het totaalbedrag van 1.280 € over te maken voor 14 juni 2019.

Mocht je ondertussen nog vragen, of opmerkingen hebben, dan kan je me natuurlijk altijd bereiken op mijnemail@mijnbedrijf.info.

Veel succes verder met de uitbreiding van jouw online aanwezigheid in nieuwe landen!

Met vriendelijke groet,

Peter

Maar die gegevens staan toch ook allemaal op je factuur?

Dat klopt. Maar door het ook in je mailtje te zetten, help je jouw klant beter om te begrijpen waarover het gaat.

Als deze 80 aankoopfacturen per maand krijgt in zijn mailbox, wil je natuurlijk dat jouw e-mail en factuur geen enkele twijfel oproept.

Conclusie: maak je factuur persoonlijker en menselijker door een dankwoord en een korte begeleidende tekst. Het verhoogt jouw kansen om sneller je geld te innen.

Bonus tip I: bijlagen met je factuur sturen

Wil je samen met jouw factuur ook nog een bijlage sturen zoals:

• Een pdf bestand (met bijvoorbeeld een btw-attest voor verbouwingen)

• Een Word bestand (met bijvoorbeeld jouw laatste promotie actie in)

• Een Excel bestand (met bijvoorbeeld jouw actuele prijslijst)

• Een afbeelding (met bijvoorbeeld jouw logo)

In CoManage kan je bij elke factuur eenvoudig bijlagen toevoegen.

Vink aan welke bijlage je bij een factuur wil voegen. Zo hoef je niet elke keer jouw bijlagen op te zoeken.

Wil je ook gemakkelijk bijlagen sturen bij jouw facturen? Probeer CoManage uit. 14 dagen gratis.

Bonus tip II: Hoe kan je jouw facturen het snelst naar je boekhouder sturen? Of importeren in je boekhoudprogramma?

Naast jouw klant moet jouw boekhouder, of accountant ook over jouw verkoopfacturen en aankoopfacturen beschikken. Nu kan je die om de zoveel tijd uitprinten. En vervolgens brengen of per post sturen.

Of je kan ze met CoManage en Codabox automatisch digitaal aan je boekhouder bezorgen.

Met Codabox en CoManage kan je jouw facturen automatisch naar je boekhouder sturen.

Als je zelf je boekhouding doet, moeten jouw facturen in jouw boekhoudprogramma terechtkomen. Je hoeft ze natuurlijk niet naarjezelf te versturen. Maar je moet ze wel ofwel handmatig invoeren, of importeren. Het laatste is sneller.

Elke factuur in CoManage is een digitale factuur. Deze kan je downloaden en eenvoudig in je boekhoudprogramma importeren

Zelfs voor jouw uitgaven...

Als je wil kan je in CoManage ook al jouw uitgaven laten omzetten in digitale facturen.

Ook je aankoopfacturen kan je digitaal laten maken in CoManage.

Als je jouw uitgaven digitaal hebt, ben je beter beschermd tegen elke vorm van verlies.

Je kan deze documenten via e-mail naar je boekhouder sturen. Of ze importeren in je boekhoudprogramma.

Wil je ook gemakkelijk, snel en veilig jouw digitale facturen naar je boekhouder sturen? Of ze importeren in je boekhoudprogramma? Probeer CoManage uit. 14 dagen gratis.

Bonus tip III: Automatisch (periodieke) facturen sturen

Periodieke facturen zijn een bijzondere vorm van facturen. Wat ze zo speciaal maakt is dat je ze om de zoveel tijd naar een zelfde klant stuurt. Het is dan ook vooral interessant als je verdienmodel gebaseerd is op abonnementen.

Periodieke facturen sturen kan je volledig automatiseren in CoManage.

Je hoeft niet meer te denken aan je periodieke facturen (en inkomstenstroom). De kans dat je vergeet terugkerende facturen te sturen is dan ook nihil.

Wil je ook automatisch periodieke facturen sturen? Probeer CoManage uit. 14 dagen gratis.

Samengevat: een factuur sturen kan je best meteen goed doen

Het lijken misschien veel stappen die je moet ondernemen en keuzes die je moet maken om een factuur te sturen.

In de praktijk valt het echter allemaal mee. En vooral wanneer je de volle kracht van CoManage voor jou aan het werk zet.

De bovenstaande informatie is dan ook vooral bedoeld als leidraad en inspiratie om de puntjes op de i te zetten.

Soms kunnen kleine aanpassingen in je administratie jouw leven vereenvoudigen. Door je facturen snel en correct te sturen, vergroot je ook jouw kans om op tijd je facturen te innen.

Eenvoudig jouw factuur administratie beheren?